Als ondernemer is het belangrijk om efficiënt te werken, maar dit is niet altijd gemakkelijk als u te maken heeft met veel verschillende applicaties en processen. Gelukkig bestaan er goede oplossingen daarvoor. Een van die goede oplossingen is het automatiseren van uw workflows en integraties.
Door uw workflows te automatiseren en integreren, kunt u tal van processen efficiënter en sneller uitvoeren, wat leidt tot een verhoogde productiviteit en een snellere oplevering van projecten. In dit blogartikel bespreken we enkele strategieën rond en een aantal voordelen van het automatiseren en integreren van workflows.
Wat is een workflow?
Een workflow is eigenlijk een beschreven stappenplan. Het beschrijft de verschillende stappen en processen die nodig zijn om een taak te voltooien. Dat kan variëren van het verwerken van een factuur tot het voltooien van een complex project. Elke taak heeft zijn eigen workflow die specifiek is voor het proces.
Dat betekent ook dat een workflow binnen uw onderneming zelden dezelfde workflow in een andere onderneming is. Er zijn immers tal van factoren die een invloed hebben op workflow: de aard van de onderneming, de software die het bedrijf gebruikt, de invulling van de taak, enz.
Hoe kunt u bestaande workflows automatiseren en integreren?
Het automatiseren en integreren van bestaande workflows is een geweldige manier om uw bedrijfsprocessen te verbeteren en uw productiviteit te verhogen. Er zijn verschillende manieren om workflows te automatiseren en integreren, waaronder:
-
Gebruik van API's
API's (Application Programming Interfaces) zijn interfaces waarmee verschillende applicaties met elkaar kunnen communiceren. Door gebruik te maken van API's kunt u workflows integreren door verschillende applicaties met elkaar te laten communiceren en informatie uit te wisselen.
-
Gebruik van Zapier of IFTTT
Zapier en IFTTT zijn webgebaseerde tools waarmee u workflows kunt integreren door verschillende applicaties en tools met elkaar te laten samenwerken. U kunt bijvoorbeeld een workflow maken waarbij een nieuw bericht in Slack automatisch wordt toegevoegd aan uw Trello-bord of waarbij een nieuwe lead in Salesforce automatisch wordt toegevoegd aan uw Mailchimp-account.
-
Gebruik van middleware
Middleware is software die fungeert als een tussenlaag tussen verschillende applicaties. Door gebruik te maken van middleware kunt u workflows integreren door verschillende applicaties met elkaar te laten communiceren via de middleware. Dit zorgt voor een naadloze stroom van informatie en processen tussen verschillende applicaties.
Voordelen van geautomatiseerde en geïntegreerde workflows
Het automatiseren en integreren van workflows heeft verschillende voordelen voor uw bedrijf, waaronder:
-
Verhoogde productiviteit
Het automatiseren en integreren van workflows zorgt voor een efficiëntere en snellere uitvoering van taken en processen. Dit leidt tot een verhoogde productiviteit en een snellere oplevering van projecten.
-
Verminderde kans op fouten
Door workflows te automatiseren en integreren, vermindert u de kans op fouten. Door de menselijke factor te verminderen, worden fouten verminderd en wordt de kwaliteit van het eindproduct verbeterd.
-
Betere communicatie
Het integreren van workflows zorgt voor een betere communicatie tussen verschillende afdelingen en applicaties. Dit leidt tot een naadloze stroom van informatie en zorgt voor een betere samenwerking tussen teams.
-
Kostenbesparing
Het automatiseren en integreren van workflows kan u helpen kosten te besparen. Door het verminderen van handmatige processen en de kans op fouten kunt u besparen op personeelskosten en tijd, wat zich vertaalt in een verhoogde efficiëntie en winstgevendheid.
-
Verbeterde klanttevredenheid
Het automatiseren en integreren van workflows kan leiden tot een betere klanttevredenheid. Door workflows te automatiseren, kunt u sneller en nauwkeuriger reageren op klantverzoeken en -behoeften, waardoor u uw klanten beter van dienst kunt zijn.
Voorbeelden van geautomatiseerde workflows
-
Facturatie
Door gebruik te maken van geautomatiseerde facturatie workflows, kunt u facturen sneller en efficiënter verwerken. U kunt bijvoorbeeld facturen automatisch verzenden en ontvangen, betalingen automatisch verwerken en factuurherinneringen automatisch verzenden.
-
Projectmanagement
Met geautomatiseerde projectmanagement workflows kunt u projecten efficiënter beheren. U kunt bijvoorbeeld taken automatisch toewijzen aan teamleden, deadlines automatisch instellen en rapportages automatisch genereren.
-
E-mail marketing
Geautomatiseerde e-mailmarketing workflows kunnen u helpen uw e-mailmarketingcampagnes te stroomlijnen. U kunt bijvoorbeeld automatische e-mailtriggers instellen op basis van klantgedrag, zoals het openen van een e-mail of het klikken op een link.
-
Klantenservice
Met geautomatiseerde klantenservice workflows kunt u uw klanten beter van dienst zijn. U kunt bijvoorbeeld automatisch antwoorden op veelgestelde vragen, klantverzoeken automatisch toewijzen aan de juiste medewerker en klachten automatisch opvolgen.
Alles in één softwarepakket
Als u niet gebonden bent aan de programma's die u nu al gebruikt, dan is het wellicht een goed idee om op zoek te gaan naar een oplossing die de nood aan integraties al bij voorbaat beperkt. Er zijn tal van ERP-pakketten op de markt die een brede waaier aan modules en reeds geïntegreerde tools aanbieden. Het grootste voordeel is uiteraard dat u al uw processen binnen dezelfde omgeving kunt uitvoeren.
Bovendien bereikt u door modulaire bedrijfssoftware te gebruiken ook meer flexibiliteit en meer schaalbaarheid. Naarmate uw onderneming groeit en verandert, kunt u gemakkelijk extra modules toevoegen of bestaande modules aanpassen om aan uw nieuwe behoeften te voldoen. Dat betekent dat u niet steeds opnieuw op zoek hoeft te gaan naar nieuwe softwareoplossingen wanneer uw bedrijfsprocessen evolueren en u uw workflows hertekent.
Verder kan het gebruik van modulaire bedrijfssoftware ook kostenbesparend zijn. Doordat de verschillende modules al geïntegreerd zijn en naadloos met elkaar samenwerken, hoeft u niet te investeren in dure maatwerkintegraties tussen verschillende softwarepakketten.
Conclusie
Het automatiseren en integreren van workflows is een krachtige manier om de efficiëntie en productiviteit van uw bedrijf te verhogen. Door gebruik te maken van API's, Zapier, IFTTT en middleware, kunt u workflows naadloos integreren en verschillende processen automatiseren. Dit leidt tot een verhoogde productiviteit, betere communicatie tussen teams, kostenbesparing en verbeterde klanttevredenheid.
Bovendien zijn er tal van voorbeelden van geautomatiseerde workflows, zoals facturatie, projectmanagement, e-mailmarketing en klantenservice. Door deze workflows te automatiseren en integreren, kunt u de concurrentie voor blijven en uw bedrijf naar een hoger niveau tillen.