Zit u met vragen over het werkplaats registerboek? Weet u bijvoorbeeld niet altijd welke activiteitencode te koppelen aan een interventie of een verkoop? Natuurlijk raden wij u aan om de Circulaire 2018/C/47 eens helemaal door te nemen als deze van toepassing is op uw werkactiviteiten. Ter opfrissing, of als u in een verkennende fase zit, kan dit artikel zeker dienst doen. Opkomende vervoersmiddelen zoals Speed Pedelecs behandelen we evenzeer.
Waarom moet u een Btw-register bijgehouden?
De fiscus wil kunnen nagaan of alles correct geregistreerd en aangegeven wordt. Het registerboek is een tool om dit te verifiëren door het register bijvoorbeeld met de facturatie van een bedrijf te vergelijken. Bovendien kan er op deze manier met terugwerkende kracht een beeld gevormd worden van de historieken van motorvoertuigen en de aard van de handelingen die hieraan gekoppeld zijn.
Wie dient een registerboek bij te houden?
Dit geldt voor alle belastingplichtigen die bepaalde handelingen met betrekking tot motorvoertuigen verrichten. Samengevat: Alle garagehouders, autodealers en tussenpersonen. Met ‘Bepaalde handelingen’ bedoelt men summier het uitvoeren van herstellingen en het verhandelen van motorvoertuigen. Volgens de Circulaire dient u per bedrijfszetel een register bij te houden.
Mag u het registerboek digitaal bijhouden?
Absoluut! U mag, zonder het aan te geven bij de fiscus, een digitaal register bijhouden i.p.v. het aanvullen van de oude gestandaardiseerde boeken. Er zijn echter 2 voorwaarden waarmee u rekening dient te houden:
-
Voorwaarde 1: U moet als belastingplichtige de integriteit van de inhoud kunnen garanderen. U mag gegevens die reeds toegevoegd zijn aan het register met andere woorden niet zomaar schrappen of overschrijven. De regel waarop een correctie doorgevoerd wordt, moet net zoals in de manueel aangevulde boeken leesbaar blijven.
-
Voorwaarde 2: De gegevens moeten tot het einde van de bewaartijd op een leesbare manier voorgelegd kunnen worden.
Voorwaarde 2 lijkt op het eerste gezicht erg evident te zijn, maar we verduidelijken graag aan de hand van een mogelijke valkuil. U maakt bijvoorbeeld gebruik van een softwarepakket met een geïntegreerd registerboek voor de administratie van uw garage. Het softwarepakket geeft aan binnenkort te stoppen met de ondersteuning van haar software.
Bijgevolg moet u op zoek naar een alternatief. Bij de overschakeling naar de nieuwe software, maakt u een back-up van het oude registerboek. Deze back-up kan echter zonder de oorspronkelijke software niet gestructureerd voorgelegd worden. De meeste programma’s bieden echter de mogelijkheid aan om gegevens te exporteren naar bijvoorbeeld Excel-documenten. Dat zou dan wel weer voor een goede leesbaarheid kunnen zorgen.
Welke handelingen dien ik op te nemen in het registerboek?
-
Als er aan de wagen gewerkt wordt door de belastingplichtige (in de inrichting) voor een onderhoud, herstelling, montage van accessoires, enz.
-
Indien het voertuig in de inrichting van de werkplaatshouder komt te staan voor een bestek.
-
De verkoop van tweedehandsvoertuigen door een autodealer.
-
De levering van een tweedehandsvoertuig door een tussenpersoon.
Indien het louter om het wassen, het aanvullen van brandstof en het regelen van de bandendruk van het voertuig gaat, dan hoeft men het voertuig niet in te schrijven. Het takelen en/of stallen van motorvoertuigen wordt evenzeer niet beoogd door het registerboek.
Hoe vul ik het Btw-register aan?
We nemen de (duidelijke en) samenvattende passage over uit de Circulaire en voorzien de codes ter identificering van de aard van de werken.
De informatie in de Circulaire
-
Een volgnummer dat bestaat uit minimum 4 posities en dat wordt genomen uit een ononderbroken reeks van 0001 tot 9999.
-
De datum van binnenkomst van het voertuig in de inrichting van de belastingplichtige.
-
De nummerplaat of, bij gebrek daaraan, het chassisnummer van het voertuig.
-
Indien het voertuig wordt verstuurd vanuit een andere lidstaat, door of voor rekening van een in die lidstaat voor de Btw geïdentificeerde belastingplichtige, met het oog op het verrichten van een maakloonwerk in de zin van artikel 18, § 1, tweede lid, 1°, van het Btw-Wetboek of een expertise of een materieel werk, ander dan een maakloonwerk, het Btw-identificatienummer van de opdrachtgever toegekend door de andere lidstaat. Dit Btw-identificatienummer moet worden voorafgegaan door de code van het land dat dit nummer heeft toegekend.
-
De code ter identificering van de aard van de handeling.
-
De datum van uitgang van het voertuig uit de inrichting van de belastingplichtige.
-
De referentie van de factuur of van het verantwoordingsstuk opgemaakt om de handeling vast te stellen of, indien geen enkel document werd opgemaakt, de reden van het ontbreken van dit document.
De codes ter identificering van de aard van de werken zijn als volgt bepaald:
-
Code1: Herstellingen, het uitvoeren van onderhoud, installaties en omvormingen, behalve deze die onder waarborg gebeuren.
Voor zover het voertuig het voorwerp uitmaakt van een handeling als bedoeld door de code '1', maar ook van handelingen bedoeld door de codes 2 en/of 3, wordt enkel de code 1 gebruikt.
-
Code 2: Alles dat valt onder Code 1, maar dan volledig onder waarborg.
-
Code 3: Deze code wordt gebruikt als er een bestek wordt opgesteld.
-
Code 4 duidt op de levering van tweedehands motorvoertuigen.
Het is in sommige gevallen mogelijk dat u 2 codes dient te vermelden. Hiervoor verwijzen we u naar pagina 12, 13 en 14 van de Circulaire.
Welke (motor-)voertuigen moet u inschrijven?
Kort door de bocht: Alles. Zowat elk motorvoertuig dient u in te schrijven in het register. We nemen een passage letterlijk over uit de Circulaire: Voorbeelden van beoogde voertuigen die moeten worden ingeschreven in het register: personenauto's, auto's voor dubbel gebruik, minibussen, autobussen of autocars, motorhomes, vrachtwagens, bestelwagens, tractoren (voor landbouw, bosbouw of andere doeleinden, voor zover ze het voorwerp moeten uitmaken van een inschrijving), motorfietsen en bromfietsen.
Alles wat niet gemotoriseerd aan de trekhaak kan worden aangesloten niet: Voorbeelden van niet beoogde voertuigen die bijgevolg niet moeten worden ingeschreven in het register: de aanhangwagens van de voormelde voertuigen evenals de kampeerwagens.
Bromfietsen en Speed Pedelecs dienen, volgens een zeer ambigue passage in de Circulaire, in feite ook te worden ingeschreven, maar hierop past men een tolerantie toe. Het is dus niet verplicht om deze tweewielers in te schrijven.
Wanneer moet het registerboek aangevuld worden?
Samengevat: Vanaf dat de wagen de inrichting van de belastingplichtige binnenkomt. Niet vroeger, niet later. Onder inrichting worden garages, parkings, toonzalen, loodsen, werkplaatsen of andere plaatsen waar de betrokken voertuigen worden ondergebracht, opgenomen.
Hoe kunt u dit digitaliseren en automatiseren?
Zoals dit artikel doet vermoeden, komt er redelijk wat administratieve rompslomp bij kijken. Er is echter al garagesoftware verkrijgbaar die het registerboek reeds volledig automatisch aanvult, op voorwaarde dat de juiste handelingen in het programma worden doorgevoerd. AXICAR is daar een goed voorbeeld van. Neem gerust contact op met een AXICAR-consulent voor meer info hieromtrent.
Bronnen
Circulaire 2018/C/47 met betrekking tot het Btw-register van de motorvoertuigen.