Al de gegevens die nodig zijn voor de administratie van uw bedrijf, kunt u verdelen in gegevensgroepen, zoals daar zijn: artikelen, klanten, leveranciers, werknemers, offertes, facturen enz. Zo maakt u bij het opstellen van een factuur onder meer gebruik van de gegevensgroepen artikelen (omschrijving + prijs artikel) en klanten (naam + adres klant). In een manuele administratie worden al deze gegevensgroepen wellicht in aparte mappen (of classeurs) bijgehouden. Alzo krijgt u een artikelenmap, een klantenmap enzoverder.

Wanneer men de administratie met behulp van een computer gaat uitvoeren, spreekt men evenwel niet meer van 'mappen', maar wel van 'bestanden'. Alzo krijgt u een artikelenbestand, een klantenbestand enzoverder. Zoals in de 'klantenmap' op elk blad een andere klant vermeld staat, zo zal in het 'klantenbestand' elke klant worden opgenomen in een afzonderlijk 'record'. Met andere woorden, de gegevens van klant Janssens worden bijgehouden in het 'record Janssens'. Op zijn beurt kan een record ingedeeld worden in een aantal kenmerken. Zo kan een klantenrecord ingedeeld worden in de kenmerken 'naam klant', 'adres klant' enzoverder. Deze kenmerken worden 'velden' genoemd.

Definities

•Indien u werkt met DBF-database, spreken we van afzonderlijke bestanden, records en velden

•Indien u werkt met een PostgreSQL-server, spreken we van afzonderlijke tables, rows en fields

Bestand/Table
Een bestand of table bevat al de records van een bepaald soort. Een voorbeeld hiervan is een klantenbestand (of table). •
Record/Row
In een bestand of table vind je 1 of meerdere records of rows. In ieder record of row wordt informatie opgeslagen. Bij een klantenbestand zijn dit dan de verschillende klanten. Alle informatie van een klant wordt in zo'n record of row opgeslagen in afzondelrijke velden. Voorbeeld: De velden 'klantnaam', 'klantadres' en 'klant woonplaats' vormen samen een record of row.
Veld/Field
Een specifiek kenmerk van een bepaald onderwerp. Voorbeeld: Het veld 'klantnaam' is een specifiek kenmerk van het onderwerp 'klanten'.

Voorbeeld:

Het klantenbestand is de verzameling van alle klantenrecords. Stel dat u twee klanten genaamd Janssens en Peeters heeft, dan wordt uw klantenbestand gevormd door de verzameling van de records Janssens en Peeters.

Voorbeeld van een klantenbestand

Veld 1	Naam
Veld 2	Adres
Veld 3	Woonplaats

Record 1

Andries Karel

Rijksweg 52

3630 Maasmechelen

Record 2

Claes Anne

Korteweg 23

8400 Oostende

Record 3

Janssens Jan

Heirweg 127

2000 Antwerpen

Record 4

Peeters Petra

Boslaan 293

9000 Gent

Record 5

Zwerts NV

Zonneweg 31

1000 Brussel

In dit voorbeeld stelt elke regel een record voor, en elke kolom een veld. Zo bevat 'record 1' alle gegevens van klant Andries Karel. Deze woont dus te Maasmechelen, Rijksweg 52. In de praktijk zal een klantenrecord uit minimaal volgende velden bestaan: Naam klant, adres, woonplaats, telefoonnummer, faxnummer, BTW-nummer, bankrekening enzoverder.