Deze mogelijkheid wordt automatisch voorgesteld wanneer u de facturatie-module verlaat. De verkoopfacturen kunt u automatisch doorboeken naar het verkoopdagboek van de boekhouding. Hierdoor bespaart u veel tijd en voorkomt u fouten (in plaats van deze manueel in het verkoopdagboek toe te voegen).

Wanneer wordt deze mogelijkheid niet voorgesteld:

•Als u een factuurnummer zou overbrengen naar een ander scherm

•Indien u de facturatie oproept om een commissieberekening uit te voeren

•Als boekhouding niet actief is

•Als alles al is door geboekt

•Als je de facturatie start via het linkse knoppen-menu (verkopen > facturatie)

We beschrijven hieronder de verschillende stappen die u dient te doorlopen om facturen door te boeken naar het verkoopdagboek:

1. Het doorboeken starten

Wanneer u de verkoopfacturen via de keuze <Esc> of <Einde> verlaat, wordt volgend dialoogvenster getoond:

Wanneer u hier Ja selecteert, wordt het doorboeken van de verkoopfacturen gestart.

2. Instellingen boekhoudperiode, datum

Voordat u de verkoopfacturen kunt doorboeken, moet het AXITO programma weten wat de huidige boekhoudperiode en -datum is. Dit doet het via volgend dialoogvenster.

3. Bijkomende mogelijkheid: volgende periode ook doorboeken

Belangrijk om te weten is, dat enkel verkoopfacturen waarvan de factuurdatum overeenkomt met de boekhoudperiode die momenteel actief is, kunnen worden doorgeboekt.

Een simpel voorbeeld:

•We gaan ervan uit dat de boekhouding is ingedeeld in kwartalen (dus 4 kwartalen per jaar)

•Een factuur van maart (= 1e kwartaal) kan enkel worden doorgeboekt als de actieve periode (in de boekhouding) ook het 1e kwartaal is

•Echter, het is ook mogelijk om facturen die in het volgende kwartaal vallen, door te boeken. Deze mogelijkheid is voorzien omdat een periode niet altijd direct kan worden afgesloten, maar het toch moet mogelijk zijn om facturen door te boeken naar de boekhouding.

Daarom wordt volgend dialoogvenster getoond:

Wanneer u dus Ja selecteert, zullen facturen van de volgende periode (volgende kwartaal) ook kunnen doorgeboekt worden.

4. Opnemen facturen

Vervolgens worden de niet-doorgeboekte facturen getoond. Merk op dat de facturen die volgens de computer kunnen doorgeboekt worden, automatisch reeds door de computer zijn opgenomen (om doorgeboekt te worden). Echter, u kunt via <+ opnemen> of <- Niet opnemen> deze selectie nog beïnvloeden.

Wanneer u alle facturen heeft geselecteerd die u wenst door te boeken, selecteert u Einde of drukt u op Esc.

5. Het doorboeken van de verkoopfacturen.

Nadat u op <Esc> of <Einde> heeft geklikt, wordt het voorgaande scherm gesloten. Vervolgens verschijnt er een dialoogvenster waarin gevraagd wordt of u daadwerkelijk de opgenomen facturen wilt doorboeken naar het verkoopdagboek van de boekhouding. Dit is dus uw laatste kans om dit te annuleren.

Wanneer u hier Ja selecteert, worden de opgenomen facturen doorgeboekt. Hierbij worden uiteraard een aantal controles uitgevoerd. Mocht een bepaalde factuur niet doorgeboekt worden, dan wordt dit via een dialoogvenster gemeld.

Welke meldingen kunt u zoal verwachten, en wat zijn de oplossingen hiervoor:

Datum valt buiten de betreffende periode(s)
Deze factuur kan niet worden doorgeboekt. Boek deze factuur pas door als de factuurdatum valt binnen de betreffende periode of pas de factuurdatum aan.
In het verkoopdagboek is reeds een boekstuk aanwezig met hetzelfde nummer!
Een verkoopboekstuk met hetzelfde nummer komt reeds voor in het verkoopdagboek. Is deze verkoopfactuur reeds eerder doorgeboekt?
Een of meerdere rekeningnummers zijn niet correct ingevuld
Controleer de rekeningnummers.
Munt boekstuk' is niet correct ingevuld!
Controleer de muntcode van het betreffende boekstuk en pas dit indien nodig aan.
De BTW-percentages kloppen niet!
U gebruikt BTW-percentages die niet toegestaan zijn. Controleer dit en breng de nodige wijzigingen aan.
De totalen kloppen niet!
Controleer de totalen van de betreffende factuur.
Afrondingsfouten in videoregels!
Controleer de totaalbedragen van de verschillende factuurregels.
Code boekstuk niet toegestaan!
De ingevulde code boekstuk is niet toegestaan. Voer de nodige wijzigen door.
Een andere gebruiker is dit boekstuk aan het wijzigen!
Het betreffende factuur wordt momenteel gewijzigd door een andere gebruiker. Daardoor kan dit factuur niet worden doorgeboekt. Zorg ervoor dat deze gebruiker het wijzigen van dit factuur beëindigd en probeer het opnieuw.