UBL, Peppol, UBL.BE of eFFF. U heeft er vast wel eens van gehoord.

Maar wat zijn dat nu eigenlijk?

•Het zijn allemaal 100% pure E-docs

•UBL is de basis voor alle andere E-docs

•E-docs moeten voldoen aan strenge eisen. De structuur ervan en welke data moet worden opgenomen, is vastgelegd.

Wat zijn GEEN E-docs

Wanneer je een factuur opstelt en die aan je klant wil bezorgen, kun je deze printen en via de post versturen. Ook worden facturen vaak afgedrukt als een pdf-bestand dat vervolgens naar je klant wordt gemaild.

Voordelen

•Een factuur printen en verzenden via post is eenvoud

•Een pdf-factuur opstellen en mailen is vrij eenvoud

Nadelen

•Je klant ontvangt die factuur (een pdf kan geprint worden) en moet die dan manueel in zijn boekhouding invoeren.

•Omdat dit manueel moet gebeuren, is de kans op fouten aanwezig.

•Een alternatief dat de laatste jaren wordt gebruikt, is het inscannen van facturen en verwerken door gespecialiseerde software. Maar ook hierbij is manuele controle nodig, omdat er nog altijd een foutmarge is.

•Al deze bewerkingen zijn traag, vragen veel menselijke input en controle en kosten dus geld. En dan is er nog steeds een kans op foutieve verwerking.

Waarom werken met E-docs

De oplossing hiervoor is dat je een factuur aan je klant kunt bezorgen in digitale vorm (zoals gezegd is een pdf ook een digitale vorm, maar valt niet onder deze voorwaarde).

Alle informatie die in een factuur moet staan, wordt hierin opgenomen op een eenduidige manier (de UBL-standaard). Wanneer zowel de verzender als de ontvanger deze standaard ondersteunen, wordt de uitwisseling van deze digitale bestanden eenvoudig.

En omdat de verzender en ontvanger zich aan deze standaard houdt, zal de ontvanger dat digitaal bestand zonder enig probleem kunnen inlezen.

Voordelen

•Het opstellen en verzenden van een E-doc is eenvoudig

•Het verwerken van E-docs gaat aan grote snelheid en is eenvoudig

•Er is geen foutmarge

•Eenmaal dit goed is geïmplementeerd, is de kostprijs voor verwerking van facturen laag.

•Indien u klant een overheidsdienst is, MOET dit gebeuren via E-docs (Peppol). U bent dus klaar hiervoor.

Nadelen

•De implementatie vraag enige tijd