Het is bijgevolg belangrijk dat de garagehouder kiest voor software die op alle mogelijke vlakken kan helpen bij het voeren van de administratie en het optimaliseren van processen in de werkplaats.
U ziet het op de website van zowat elke aanbieder van garagesoftware terugkomen: “Met onze software kunt u tijd uitsparen en focussen op wat echt telt”. Het zou kunnen dat u deze stelling als een soort van profetische marketing phrase ervaart. Het gebruik van goede business software die aansluit bij de noden van een garage is tegenwoordig echter onontbeerlijk. Niet enkel om tijd uit te sparen, maar ook om de processen te streamlinen waar mogelijk. In dit artikel worden de mogelijkheden en aandachtspunten toegelicht.
Alle info op 1 plek
Alle info die doorheen de tijd ingebracht wordt, blijft behouden. Bovendien is goede business software gemaakt opdat mogelijke relevante info gemakkelijk opgevraagd kan worden. Het is dus niet nodig om doorheen oude papieren en/of Excel files te woelen om snel informatie op te zoeken. Een aantal voorbeelden kunnen het belang hiervan verduidelijken:
-
Snel opzoeken wanneer een voertuig laatst in de werkplaats was voor een onderhoudsbeurt.
-
Onmiddellijk een overzicht opvragen van de onderdelen die gebruikt zijn bij een herstelling van een jaar geleden.
-
De omzetcijfers van het huidige met die van vorige jaren vergelijken zonder handmatig berekeningen toe te passen op de totalen van alle facturen.
-
De correcte voertuiggegevens opvragen om een onderhoud of een herstelling goed voor te bereiden.
Bij al deze voorbeelden kan goede software een cruciale rol spelen. De termen tijdgewin en infotheek komen in dit aspect sterk naar voren.
Voorraadbeheer en de juiste onderdelen voor elke interventie
Goede business software stelt de garagist in staat om de voorraad van onderdelen zoals oliën, filters, remblokken enz. bij te houden en op te vragen. Ook maken de meeste softwarepakketten het mogelijk om op basis van besteladviezen automatische bestellijsten op te stellen en door te sturen naar de leverancier(s).
Kan de software gekoppeld worden aan de software van de onderdelen leveranciers? Dan heeft u steeds toegang tot de beschikbaarheid en prijzen van onderdelen, zonder dat u daarvoor meerdere programma’s moet gebruiken en handmatig de producten dient te synchroniseren.
Bovendien kan men via een uitgebreid softwarepakket toegang krijgen tot de database van ingeschreven voertuigen in België op basis van het chassisnummer. Zodoende zijn de voertuiggegevens steeds correct. Dat is essentiële info voor de bestellingen van onderdelen en dergelijke.
Digitale werkbonnen
In vele garages worden werkbonnen voor interventies in de werkplaats nog schriftelijk opgesteld en bijgewerkt. Softwarepakketten voor garages zetten steeds meer in op het integreren van digitale werkbonnen in de software.
Wat houdt een digitale werkbon nu eigenlijk in?
Een werkbon is een verzameling van alle werkuren en onderdelen die nodig zijn om een werkplaatsinterventie uit te voeren. Een digitale werkbon doet dit met het oog op een efficiënte afhandeling van de bon, waarbij tijdsregistraties en toegang tot compatibele onderdelen een must zijn.
Een digitale werkbon gaat uit van algemene kantgegevens. Indien er ook een voertuig aan te pas komt, wat in een garage uiteraard in bijna alle gevallen voorkomt, dan wordt dit voertuig meteen mee aan de werkbon gekoppeld. Deze gegevens worden nadien ook meegenomen naar de factuur.
Een digitale werkbon kan in sommige gevallen vanuit een reeds aanwezige offerte vertrekken.
Er zijn 3 stappen die een werkbon kan doorlopen:
-
De werkbon wordt aangemaakt en ingepland (dat kan bij een spontane interventie ook “meteen” zijn). Er zijn softwarepakketten met een geïntegreerde (visuele) planningstool voor een goed overzicht. Vaak bereid men in dit stadium de interventie voor, voor een efficiënte afhandeling later.
-
De werken worden uitgevoerd. Tijdsregistraties gaan van start en worden afgerond. Waar nodig worden onderdelen toegevoegd of net verwijderd van de oorspronkelijke bon in stap 1. De bon wordt gevalideerd na afloop van de werken en verdwijnt uit de planning.
-
Na eventuele controle (door bv. de werkplaatsverantwoordelijke) wordt de bon omgezet in een factuur. U hoeft dus niet alles handmatig op het uiteindelijke verkoopdocument te plaatsen.
Tijdens het proces blijft alle info toegankelijk voor alle betrokkenen. Zo kan de receptionist en/of planner bijvoorbeeld de voortgang van de interventie raadplegen terwijl de werkplaatsverantwoordelijke de voortgang van de werkbon nauwlettend in de gaten houdt vanuit de werkplaats.
Geïntegreerd registerboek en Car-Passkoppeling
Een degelijk garagepakket heeft een koppeling met de database van de Car-Pass voorhanden. Dit wil zeggen dat de kilometerstanden doorgestuurd worden vanuit het softwarepakket, daar waar reeds alle voertuiggegevens voorhanden zijn. Dubbel werk uitgespaard!
Idem voor het registerboek. Het registerboek kan door de software automatisch ingevuld worden, op voorwaarde dat het programma gebruikt wordt zoals beoogd. Zo is het bijvoorbeeld essentieel om aan te geven wanneer het voertuig ter beschikking wordt gesteld aan de garage, zodat conform de wetgeving het registerboek automatisch aangevuld wordt. Dat gebeurt door bijvoorbeeld gelijk een bon aan te maken in het programma.
Meer info over het digitale registerboek vindt u hier.
Handige modules naargelang de activiteiten van de garage
Deze sectie lijst modules en functionaliteiten op die voor vele garagisten ook een meerwaarde kunnen betekenen. Een opsomming:
-
Een uitgebreide module voor de aan- en verkopen van tweedehandsvoertuigen. Belangrijk hierbij is ook dat de regeling van belastingheffing over de winstmarge in het programma kan worden gehanteerd. Niet enkel de berekening om de btw te bekomen is afwijkend, maar er moet een verplichte vermelding worden geplaatst op de uitgaande facturen en er zijn specifieke regels voor de boekhoudkundige verwerking hiervan.
-
De garagehouder voert de boekhouding zelf: Een geïntegreerde boekhoudmodule of een naadloze link met andere boekhoudsoftware is een vereiste. Dit kan immers een hele hoop werk besparen.
-
De garagehouder besteedt de boekhouding uit: In deze situatie kiest men best voor garagesoftware van waaruit de verkoopfacturen ubl-bestanden geëxporteerd kunnen worden (bijvoorbeeld via de PEPPOL-standaard). Deze bestanden kunnen dan ingelezen worden in het boekhoudprogramma van de boekhouder. Een naadloze koppeling met het externe boekhoudprogramma kan ook voor soelaas zorgen.
-
Bandenstockage: In goede software zitten reeds alle basisgegevens. Het is dus gemakkelijk om de gegevens zoals klanten en voertuigen te linken aan banden die gestockeerd worden in het magazijn. Deze gegevens worden dan aangevuld met profieldieptes van de banden en een magazijncode.
Wenst u onze oplossingen voor garagehouders te bekijken? Vraag dan vrijblijvend een gesprek of demo aan!