Welke gegevens moeten er op een factuur staan? Checklist met minimale factuurvereisten

De factuur is zonder twijfel het belangrijkste handelsdocument voor elke ondernemer. Het dient als bewijs van de transactie tussen een leverancier en klant, hetzij een transactie van goederen, hetzij een prestatie van diensten. Een correcte facturering is essentieel voor de boekhouding en belastingaangifte van uw onderneming en kan ook een invloed hebben op de betalings- en financieringsvoorwaarden.

Naast de verplichte informatie op een factuur in België, zijn er nog andere aandachtspunten waarmee u rekening moet houden. Zo moet u facturen tijdig opstellen en uitreiken om te voldoen aan de betalingstermijnen van de klant. U zorgt best ook ervoor dat uw facturen altijd correct opgesteld zijn om te voorkomen dat uw klant de factuur weigert of dat er disputen ontstaan over de facturering.

Bovendien is het belangrijk om te weten dat het niet naleven van de factureringsregels kan leiden tot boetes en andere sancties van de Belgische belastingdienst. Het is dus van belang om een duidelijk begrip te hebben van de vereisten voor facturering en deze nauwkeurig na te leven.

1. Het woord "Factuur"

Dit lijkt vanzelfsprekend, maar desalniettemin is het essentieel om uw factuur aan te heffen met het de correcte term. Hoewel de schrijfwijze "faktuur" u wellicht niet in de problemen zal brengen tijdens een controle, is het raadzaam om de correcte spelling met een "c" te hanteren. De spelling met een "k" werd immers al in de jaren negentig afgevoerd. Het komt dus op zijn minst ouderwets en misschien zelfs onprofessioneel over om die oude spelling nog te gebruiken. 

2. Een uniek factuurnummer

Elke factuur moet een uniek factuurnummer krijgen. Het is belangrijk dat het factuurnummer een volgnummer is en dat u de volgorde van facturen respecteert. Het is bijvoorbeeld niet toegestaan om een nieuwe factuur tussen twee bestaande factuurnummers in te moffelen.

Veel ondernemingen maken weliswaar gebruik van een of meerdere logische prefixen in combinatie met een volgnummer om tot het volledige factuurnummer te komen. Hieronder wordt een kort voorbeeld toegelicht:

--- 230400142 ---

23: verwijst naar 2023

04: verwijst naar het vierde kwartaal (Q4) of de vierde maand

00142: het concrete volgnummer van de factuur dat jaar

3. Factuurdatum

De factuurdatum is de datum waarop de factuur werd opgesteld. Dat hoeft dus niet dezelfde datum te zijn als de transactie. Factuurdata en factuurnummers lopen gelijk op. Dat betekent dat u geen factuur mag maken met een datum die voor de datum van de voorafgaande factuur valt. 

4. Uw naam en adres (of maatschappelijke zetel)

Als u een factuur opstelt, dan bent u verplicht om de officiële naam van uw onderneming en het adres van de maatschappelijke zetel erop te vermelden. 

5. Uw bankrekeningnummer

In België is het verplicht om het bankrekeningnummer van de onderneming op de factuur te vermelden. Deze verplichting is opgenomen in de wet op de facturatie en heeft als doel om de betaling van facturen te vergemakkelijken.

Door het vermelden van het bankrekeningnummer op de factuur kan de klant gemakkelijk en correct het verschuldigde bedrag overmaken. Het vermijdt ook misverstanden of verwarring over de betaalgegevens en voorkomt vertragingen in de betaling.

6. Rechtspersonenregister (RPR)

Als u een factuur opstelt vanuit een rechtspersoon, bijvoorbeeld een vennootschap, dan is het in België verplicht om de RPR te vermelden. RPR staat voor 'rechtspersonenregister' en is een register waarin alle Belgische ondernemingen en verenigingen zijn opgenomen. 

Concreet vermeldt u achter "RPR" onder welk gerechtelijk arrondissement u valt, met andere woorden: welke ondernemingsrechtbank van toepassing is. De indeling is momenteel als volgt:

• Antwerpen - afdelingen: Antwerpen, Hasselt, Mechelen, Tongeren, Turnhout
• Brussel
• Gent - afdelingen: Brugge, Dendermonde, Gent, Ieper, Kortrijk, Oostende, Oudenaarde, Veurne
• Leuven
• Nijvel
• Bergen-Charleroi - afdelingen: Bergen, Charleroi, Doornik
• Luik - afdelingen: Arlon, Dinant, Hoei, Luik, Marche-en-Famenne, Namen, Neufchâteau, Verviers
• Eupen

7. De naam en het adres van de klant

U bent niet alleen verplicht uw eigen naam en adresgegevens te vermelden, maar ook die van de klant. Indien het om een onderneming gaat, dan gebruikt u uiteraard de naam van de onderneming en het adres van de maatschappelijke zetel. Een specifieke vestiging (zonder eigen btw-nummer) kunt u altijd vermelden als leveringsadres. 

8. Btw-nummer / ondernemingsnummer

Naast uw naam en adresgegevens zorgt u ook ervoor dat uw btw-nummer / ondernemingsnummer op de factuur staat. Bovendien vermeldt u ook het btw-nummer / ondernemingsnummer van de klant als het niet gaat om een particulier. 

9. Correcte omschrijving van de geleverde goederen of diensten

Het is belangrijk dat u een correcte, voldoende gedetailleerde omschrijving van de geleverde goederen of diensten geeft op de factuur. Zorg ervoor dat die omschrijving zo volledig mogelijk is, zodat de klant kan begrijpen wat er precies op de factuur wordt gefactureerd.

De omschrijving moet voldoende specifiek zijn, zodat het duidelijk is welke goederen of diensten geleverd zijn. Het is daarom aan te raden om gebruik te maken van bijvoorbeeld productcodes of artikelnummers, zodat er geen misverstanden ontstaan over wat er precies op de factuur wordt gefactureerd.

Indien er diensten worden gefactureerd, dient ook de aard van de dienstverlening zo nauwkeurig mogelijk te worden omschreven. Dit omvat bijvoorbeeld de datum van de dienstverlening, de duur van de dienstverlening en/of de locatie van de dienstverlening.

Hoewel de omschrijving van de producten of diensten verplicht is, is het niet altijd eenduidig wat "voldoende omschreven" is. Toch is het raadzaam om een duidelijke en volledige omschrijving van de geleverde goederen of diensten op de factuur te plaatsen. Dat kan immers ook helpen bij eventuele disputen of vragen van de klant over de factuur.

10. Hoeveelheid en prijs van de geleverde goederen of diensten

U stelt natuurlijk een factuur op met het oog op de betaling van de geleverde goederen of diensten. Dan moeten de klanten uiteraard weten wat ze moeten betalen. Bij het vermelden van de hoeveelheid van de geleverde goederen is het belangrijk om eenheden te gebruiken die duidelijk zijn voor de klant. Dit kan bijvoorbeeld kilogram, liter, meter of stuks zijn, afhankelijk van het type product dat wordt geleverd. Bij dienstverlening kan de hoeveelheid bijvoorbeeld worden uitgedrukt in het aantal uren of dagen dat de dienstverlener actief was.

Daarnaast is het belangrijk om de prijs van de geleverde goederen of diensten op een duidelijke en transparante manier te vermelden. Dit omvat bijvoorbeeld de eenheidsprijs, de totaalprijs van de geleverde goederen of diensten en eventuele kortingen of toeslagen.

Ook hier geldt weer dat een nauwkeurige vermelding van de hoeveelheid en prijs van de geleverde goederen of diensten alleen maar extra duidelijkheid kan bieden in het geval van eventuele disputen of vragen van de klant over de factuur.

11. Btw-tarief en bedrag van de btw

Het btw-bedrag is de belasting op de toegevoegde waarde die wordt geheven op de geleverde goederen of diensten. Dit bedrag wordt door de verkoper geïnd, die het op zijn beurt afdraagt aan de belastingdienst.

U moet op elke factuur het totale btw-bedrag vermelden, evenals het toegepaste btw-tarief en het specifieke btw-bedrag per tarief. Op die manier kan de klant nagaan of het juiste btw-tarief is toegepast en of het berekende btw-bedrag correct is.

De vermelding van het btw-bedrag is niet alleen belangrijk voor de klant, maar ook voor u als verkoper. Het juist vermelden van het btw-bedrag op de factuur is namelijk van groot belang voor de btw-aangifte en de btw-afdracht aan de belastingdienst. Bij een onjuiste vermelding van het btw-bedrag op de factuur kan de verkoper mogelijk het recht op aftrek van btw verliezen en boetes krijgen van de belastingdienst.

Het is daarom van groot belang om het btw-bedrag op de factuur correct te vermelden en te zorgen voor een goede administratie van de btw-afdracht en btw-aangifte.

12. Totaalbedrag exclusief en inclusief btw

Op een factuur is het verplicht om zowel het totaalbedrag exclusief btw als het totaalbedrag inclusief btw te vermelden. De vermelding van het totaalbedrag exclusief en inclusief btw is van groot belang voor zowel de ondernemer als de klant. Voor de ondernemer is het belangrijk om de juiste btw-bedragen te vermelden op de factuur, zodat de klant de btw correct kan aftrekken als hij/zij daar recht op heeft. Daarnaast kan het voor de klant belangrijk zijn om het bedrag exclusief btw te weten, bijvoorbeeld als deze niet btw-plichtig is en de btw niet kan terugvorderen.

Daarom is het essentieel dat u de bedragen correct vermeldt op de factuur. Bij het berekenen van het bedrag inclusief btw moet de juiste btw-percentage worden toegepast, zoals hierboven in punt 10 al beschreven staat. Op die manier ontstaan er zeker geen vergissingen met betrekking tot betaling, afdraging of terugvordering van de btw.

13. Betalingsvoorwaarden

Zoals hierboven al vermeld is het doel van een factuur een betaling voor geleverde goederen of diensten bekomen. Betalingsvoorwaarden zijn daarbij verplicht. Dat betekent dat op de factuur de uiterste betaaldatum vermeld moet staan, alsook de eventuele gevolgen bij niet-tijdige betaling.

Het is belangrijk dat de betalingsvoorwaarden duidelijk en begrijpelijk zijn voor de klanten, zodat ze weten wanneer ze de factuur moet betalen. Het is aan te raden om duidelijke en realistische betalingstermijnen af te spreken met de klant. Zo kan bijvoorbeeld een betalingstermijn van 14 dagen na factuurdatum worden afgesproken. Toch is die niet echt rechtsgeldig. Overigens is de standaard betalingstermijn in België 30 dagen, terwijl de maximum betalingstermijn beperkt is tot 60 dagen. Ten slotte kunt u ook erop wijzen dat bij niet-tijdige betaling wettelijke rente verschuldigd is.

Naast het vermelden van de betalingsvoorwaarden op de factuur, is het aan te raden om deze ook vooraf te communiceren met de klant. Zo voorkomt u misverstanden en kunnen uw klanten tijdig reageren als ze het niet eens zijn met de betalingsvoorwaarden.

Uitzonderingen en speciale gevallen

Btw-vrijstelling

Ook als u vrijgesteld bent van btw, moet u aan de specifieke vereisten voor het opstellen van de factuur voldoen. Hoewel u dan geen btw-bedragen op de factuur hoeft te vermelden, zijn alle andere gegevens die hierboven vermeld staan nog steeds verplicht om op uw factuur te verwerken. Bovendien moet u ervoor zorgen dat u “Bijzondere vrijstellingsregeling kleine onderneming” of “Vrijgesteld van btw” op de factuur vermeldt om duidelijk te maken dat u onder deze specifieke categorie valt.

Medecontractant

Om onder andere nuloperaties te vermijden wordt de btw voor een medecontractant  verlegd. Vroeger moest u daarvoor "btw verlegd" toevoegen aan uw factuur naar een medecontractant. Sinds 1 januari 2023 is de verplichte tekst echter uitgebreid:

"Verlegging van heffing. Bij gebrek aan schriftelijke betwisting binnen een termijn van één maand na de ontvangst van de factuur, wordt de afnemer geacht te erkennen dat hij een belastingplichtige is gehouden tot de indiening van periodieke aangiften. Als die voorwaarde niet vervuld is, is de afnemer ten aanzien van die voorwaarde aansprakelijk voor de betaling van de verschuldigde belasting, interesten en geldboeten."

Self-billing

Self-billing, ook wel bekend als self-invoicing of self-issued invoice, is een regeling waarbij de afnemer van goederen of diensten de factuur opstelt namens de leverancier. In plaats van dat de leverancier een factuur uitreikt aan de afnemer, geeft de afnemer zelf de factuur uit. In dit geval vermeldt u "Factuur uitgereikt door afnemer".

Uitvoer buiten de EU

Voor uitvoer buiten de EU gebruikt u een vermelding zoals "Vrij van btw overeenkomstig art. 39 W. btw."

Intracommunautaire goederen en diensten

Intracommunautaire facturen, ook bekend als IC-facturen, zijn facturen die worden gebruikt bij handelstransacties tussen ondernemingen binnen de Europese Unie (EU). Ze hebben betrekking op de levering van goederen of diensten aan een btw-ondernemer in een andere EU-lidstaat.

Het belangrijkste kenmerk van intracommunautaire facturen is dat ze worden gebruikt bij transacties waarbij de btw wordt verlegd. Dat betekent dat de btw niet door de leverancier in rekening wordt gebracht, maar dat de afnemer de verplichting heeft om de btw te berekenen en af te dragen in zijn eigen land. De btw wordt dan in de aangifte van de afnemer opgenomen als zowel een verschuldigde als een aftrekbare btw.

Gebruik in dit geval duidelijke vermeldingen zoals:

- "Btw verlegd, EC goods, Reverse charge, art. 138 Directive 2006/112/EC"

- "Btw verlegd, EC services, Reverse charge, art. 138 Directive 2006/112/EC"