Het is weer bijna zover; de deadline voor de jaarlijkse klantenlisting komt dichterbij. Bijna alle ondernemingen in België zijn verplicht om jaarlijks een klantenlisting (vroeger ook wel btw-listing) in te dienen bij de Belastingdienst. U moet de klantenlisting voor het voorgaande kalenderjaar elk jaar uiterlijk op 31 maart indienen. Het is belangrijk om deze deadline strikt te volgen om boetes en andere sancties te voorkomen.
Wat is de jaarlijkse klantenlisting?
De jaarlijkse klantenlisting is een rapport dat de meeste ondernemingen in België moeten indienen bij de Belgische belastingdienst, de FOD Financiën. Dat rapport bevat een overzicht van alle Belgische klanten aan wie de onderneming goederen of diensten heeft geleverd in het afgelopen boekjaar, waarbij het totale factuurbedrag per klant wordt vermeld.
De klantenlisting is een belangrijk instrument voor de Belastingdienst om fraude op te sporen en te voorkomen. Het stelt hen in staat om te controleren of alle btw correct is afgedragen en of er geen sprake is van onjuiste of onvolledige facturen.
Welke gegevens bevat de klantenlisting?
De klantenlisting is geen uitgebreide lijst, maar de lijst moet wel compleet zijn en de volgende gegevens bevatten:
- De naam en het adres van elke Belgische klant aan wie de onderneming goederen of diensten heeft geleverd in het afgelopen boekjaar.
- Het btw-nummer van elke Belgische klant (indien beschikbaar).
- Het totale factuurbedrag dat aan elke Belgische klant is gefactureerd gedurende het afgelopen boekjaar.
- Het totale bedrag van de btw die aan elke Belgische klant is gefactureerd gedurende het afgelopen boekjaar.
- Het totale bedrag van eventuele vrijgestelde leveringen of diensten aan elke Belgische klant.
Sancties en boetes
Het niet naleven van de verplichting tot het indienen van een klantenlisting kan leiden tot boetes en sancties, en kan ook leiden tot reputatieschade voor de onderneming. Het is daarom raadzaam om de jaarlijkse klantenlisting serieus te nemen en ervoor te zorgen dat deze tijdig en nauwkeurig wordt ingediend.
Denkt u dat u geen klantenlisting (meer) hoeft in te dienen? Controleer dan zeker alle voorwaarden en vereisten op de website van FOD Financiën.
Uw klantenlisting door uw boekhoudprogramma laten maken
Het is duidelijk dat het dus van groot belang is voor elke onderneming om de klantenlisting nauwkeurig en tijdig in te dienen. Dat kunt u handmatig doen en de lijst daarna via het online portaal van de Belastingdienst uploaden, of u kunt de lijst laten generen door een programma dat speciaal is ontworpen voor het maken van klantenlijsten. Dat is vaak uw boekhoudprogramma.
In AXIBIZ is het generen van de klantenlisting een standaardfunctie in de boekhoudmodule. U krijgt een keurig overzicht van alle klanten die opgenomen moeten worden. Bovendien geeft het programma duidelijk alle fouten aan als het nog fouten ontdekt heeft. Op die manier kunt u nog eenvoudig enkele correcties doorvoeren alvorens u het bestand exporteert.
Bent u al klant? Dan vindt u de handleiding voor het genereren van uw klantenlisting ook online.