Voor kleine en middelgrote ondernemingen (kmo's) zijn er verschillende soorten software beschikbaar om de belangrijkste bedrijfsprocessen te stroomlijnen en te automatiseren. Automatisering is niet meer weg te denken in ons Vlaamse kmo-landschap. Het is al lang geen bijkomende luxe meer, maar eerder een absolute noodzaak. Hieronder vindt u een lijst van vijf verschillende soorten software die u in uw kmo kunt gebruiken om uw bedrijfsvoering te verbeteren.

Boekhoudsoftware voor ondernemingen

Boekhoudsoftware vormt wellicht de absolute basis van veel kmo's. Boekhoudsoftware is software die u onder meer gebruikt om financiële transacties te registreren, te categoriseren en te rapporteren. Het stelt uw kmo in staat om uw financiële gegevens nauwkeurig, efficiënt en volgens een vaste structuur bij te houden. Veel van deze programma's zijn gebruiksvriendelijk en hebben een intuïtieve interface.

Met boekhoudsoftware kunnen kmo's bijvoorbeeld aankoop- en verkoopfacturen inboeken, betalingen ontvangen en facturen betalen, belastingaangiften indienen en financiële rapporten genereren. Er zijn verschillende soorten boekhoudsoftware beschikbaar, variërend van eenvoudige software voor kleine bedrijven tot meer geavanceerde software voor middelgrote ondernemingen.

De boekhoudmodule van AXIBIZ is niet alleen gebruiksvriendelijk maar werkt ook razendsnel. Bovendien bespaart u zeeën van tijd dankzij de volledig geïntegreerde import- en exportmogelijkheden. In plaats van al uw aankoopfacturen manueel in te boeken, of zelfs in te scannen, importeert u gewoon de factuur. Daarna krijgt u een geautomatiseerd boekingsvoorstel dat u kunt aanpassen, of gewoon bevestigen om de factuur te boeken.  

Customer Relationship Management (CRM)-software voor kmo's

CRM-software is in essentie software die wordt gebruikt om klantinformatie bij te houden en te beheren. Het stelt uw kmo in staat om klantgegevens, zoals contactgegevens, aankoopgeschiedenis, voorkeuren en andere informatie die relevant is voor het opbouwen van sterke klantrelaties, op te slaan.

Er zijn tal van CRM-programma's op de markt: van eenvoudige tools voor kleine ondernemingen tot uitgebreide systemen voor grotere bedrijven. Zo bevatten de meeste CRM-programma's wel functies om verkoopkansen te identificeren, klantverzoeken te beheren en klantinteracties bij te houden, maar om gedetailleerde customer journey's te schetsen moet u vaak naar de krachtigste spelers op de markt grijpen.

Het is dus belangrijk om te kiezen voor software die past bij de grootte en behoeften van uw onderneming. Verder houdt u best ook rekening met eventuele andere software die u al gebruikt. Veel CRM-software biedt immers integraties aan met andere programma's, zoals e-mailmarketingsoftware, wat het gemakkelijker maakt om gerichte marketingcampagnes te voeren.

Human Resource Management (HRM)-software voor middelgrote bedrijven

HRM-software is software die u kunt gebruiken om de menselijke hulpbronnen en het algemene personeelsbeleid van uw bedrijf te beheren. Deze soort software stelt een kmo's in staat om werknemersinformatie bij te houden, zoals persoonlijke gegevens, loonadministratie, prestaties, verlofaanvragen en andere belangrijke HR-gegevens.

Met HRM-software kunt u als kmo's vaak ook vacatures posten, sollicitaties beheren, werknemers trainen en beoordelen, en loonadministratie uitvoeren. Bovendien kunt u HR-software ook aanwenden om beleidsregels en procedures te implementeren en bij te houden, zoals verzuimbeleid, vakantiedagen en werktijden.

E-mailmarketingsoftware voor ondernemingen

Goede e-mailmarketingsoftware stelt u als ondernemer in staat om op een succesvolle wijze aan e-mailmarketing te doen. E-mailmarketing is niet alleen een effectieve manier om in contact te blijven met klanten, maar ook een goede manier om ervoor te zorgen dat potentiële klanten u niet vergeten.

Met e-mailmarketingsoftware kunt u eenvoudig nieuwsbrieven en andere promotionele e-mails versturen naar uw mailinglijst. Deze software biedt vaak sjablonen en andere hulpmiddelen om u te helpen bij het maken van aantrekkelijke e-mails. U hoeft dus geen multidisciplinaire kampioen te zijn om een leuke mailing de deur uit te sturen.

Als kleine onderneming kunt u kiezen voor e-mailmarketingsoftware die speciaal is ontworpen voor kmo's. Deze programma's zijn vaak betaalbaar en bieden functies zoals geautomatiseerde e-mails en rapportage. Bovendien kunt u meestal kiezen uit verschillende abonnementen, afhankelijk van de grootte van je mailinglijst. Door die schaalbaarheid kunt u ervan op aan dat u enkel uw abonnement hoeft te upgraden wanneer uw kmo blijft groeien.

Projectmanagementsoftware

Zodra u als kleine onderneming meerdere werknemers in dienst heeft die meerdere projecten tegelijkertijd moeten uitvoeren, is projectmanagementsoftware onmisbaar. Met deze software kunt u taken toewijzen aan uw teamleden of medewerkers, deadlines instellen, en de voortgang van projecten bijhouden. Daardoor zorgt u ervoor dat al uw projecten op tijd worden voltooid en binnen het budget blijven.

Er zijn veel verschillende programma's voor projectmanagement op de markt, van eenvoudige to-do-lijstjes tot complexe platforms voor samenwerking op afstand. Het is belangrijk om te kiezen voor software die past bij de behoeften van uw onderneming. Als u bijvoorbeeld geregeld samenwerkt met externe partijen, is het handig om te kiezen voor software met uitgebreide samenwerkingsfuncties. Of zo kan het mogelijk zijn dat u nood heeft aan een accurate visuele planning, maar geen nood heeft aan een budgetteringsfunctie. 

Kleine kmo's vs. grotere kmo's 

Kleine kmo's en grotere kmo's hebben over het algemeen verschillende softwarebehoeften vanwege hun verschillende omvang en de complexiteit van hun bedrijfsactiviteiten. Het is echter belangrijk op te merken dat deze verschillen niet absoluut zijn. In de eerste plaats zijn de softwarebehoeften van kmo's afhankelijk van factoren zoals de branche waarin ze actief zijn en de specifieke bedrijfsprocessen, naast de grootte van het bedrijf.

Zo zullen kleine kmo's (met bijvoorbeeld minder dan 10 medewerkers) minder snel naar HRM-software grijpen. HR-processen worden immers vaak (nagenoeg) volledig uitbesteed aan bedrijven die daarin gespecialiseerd zijn. Naarmate het bedrijf groeit zien we dan vaak dat meer HR-processen terug naar de onderneming zelf toegetrokken worden. 

Bovendien bestaan er veel bundels en softwarepakketten die specifiek zijn samengesteld om aan alle noden van een kleine kmo te voldoen. Zulke aanbiedingen kunnen bijzonder voordelig zijn - veel software voor relatief weinig geld, maar het is wel belangrijk om zeker te zijn dat u ook na één of twee jaar nog bij dezelfde leverancier terecht kunt voor uitbreidingen. AXITO-basic is zo'n pakket dat alle belangrijke basisprocessen ondersteunt: boekhouding, facturatie, CRM... allemaal aan één vaste aantrekkelijke prijs. Geïnteresseerd? Dan vindt u op de bestemmingspagina van AXITO-basic alle informatie die u nodig heeft terug. U kunt natuurlijk ook altijd onmiddellijk een demo aanvragen.