Net zoals bij een facturatiebestand, kunt u ook in het bestelbonnenbestand een bestelbon toevoegen, wijzigen, schrappen enz... Het toevoegen of wijzigen van een bestelbon gebeurt, net zoals een factuur in twee stappen:

Stap 1: Hoofdgegevens

In deze eerste stap kunt u de hoofdgegevens zoals klantnummer, bestelbondatum, vervaldag enzoverder invullen.

Stap 2: Bestelbonregels

Nadat de voorgaande hoofdgegevens zijn ingevuld, komt u automatisch in het tweede toevoegscherm terecht. Hierbij kunt u voor één bestelbon meerdere bestelbonregels (artikelen, werkzaamheden) toevoegen.

Zowat alle keuze die in het bestelbonnen bestand voorkomen zijn gelijk aan deze bij het facturatiebestand. Om deze reden beperken wij ons tot het bespreken van de nieuwe keuzes:

Keuzes in de AXITO-kader

Betekenis velden

Bestelbon-nummer

Elke bestelbon heeft zijn eigen unieke nummer. Een eenvoudige werkwijze is deze, waarbij het bestelbonnummer begint met het jaartal, gevolgd door indien gewenst een maandnummer. De overige karakters vormen een volgnummer. Enkele voorbeelden:

•0700001' (07 = jaar 2007 ; 000001 = volgnummer ; 0700001 verwijst dus naar de eerste bestelbon van het jaar 2007)

•'0700002' (dit verwijst naar de tweede bestelbon van het jaar 2007)

•07801001' (07 = jaar 2007 ; 01 = maand januari ; 001 = volgnummer)

Welke bestelbonnummer u invult, beslist u uiteraard zelf.

Klantnummer

<F5> Klanten

Hier vult u de klantnummer in. Volgende situaties kunnen zich voordoen:

•U kent de volledige klantnummer, en vult deze in.

•U kent slechts een gedeelte van de klantnummer, vult deze in, en u drukt vervolgens op <Enter> :

1.Indien deze (gedeeltelijke) klantnummer slechts één maal voorkomt in het klantenbestand, zal de computer automatisch de klantnummer vervolledigen.

2.Indien deze (gedeeltelijke) klantnummer meerdere keren voorkomt, zal de computer u het klantenbestand tonen (in de buurt van de gezochte klant), waarna u enkel de juiste klantnummer hoeft over te brengen (verplaats de cursorbalk naar de te zoeken klant en druk op <O>).

•U kent slechts een gedeelte van de klantnummer, vult deze in en u drukt op <F5> (overbrengen). Hierdoor zal de computer u het klantenbestand tonen (in de buurt van de gezochte klant), waarna u enkel de juiste klantnummer hoeft over te brengen (verplaats de cursorbalk naar de te zoeken klant en druk op <O>).

•De in te vullen klant is nog niet aanwezig in het klantenbestand :

1.Druk <F5>. U krijgt het klantenbestand te zien.

2.Vervolgens kunt u via <T> de betreffende klant toevoegen in het klantenbestand.

•Nadat u deze klant heeft toegevoegd, kunt u met behulp van de keuze <O> deze pas toegevoegde klant overbrengen naar de bestelbon die u op dat moment aan het toevoegen (of wijzigen) bent.

•U vult geen klantnummer in. De klantnaam, straat en woonplaats vult u zelf in.

Bestelbondatum

De bestelbondatum wordt automatisch door de computer ingevuld (aan de hand van de systeemdatum). U mag deze datum uiteraard wijzigen.

Code boekstuk

<F5> Voorbeelden

Deze code boekstuk bepaalt onder meer hoe de BTW wordt berekend. U kunt kiezen uit volgende 4 codes:

N	Normale BTW berekening	Het betreft een normale Belgische bestelbon, waarbij automatisch het BTW-bedrag wordt berekend
M	Medecontractant	Er wordt geen BTW berekend. Het betreft een medecontractant-klant.
E	EEG-Lidstaat	Er wordt geen BTW berekend (Intracommunautair) Het betreft een klant die niet in Belgie, maar wel in de Europese Gemeenschap gevestigd is. Vb.: Nederland, Duitsland, Frankrijk, ...
B	Buitenland	Er wordt geen BTW berekend (Niet EEG-lidstaat) Het betreft een klant die niet in Belgie, en niet in de Europese Gemeenschap gevestigd is. Vb.: Amerika, Japan, ...

Opmerking: Indien u over het AXITO-Boekhoudprogramma beschikt, zal deze code boekstuk tevens de BTW-vakken (zie BTW-aangifte) mee bepalen. Dit gebeurt overigens automatisch.

Landcode munteenheid

Zie 'Vreemde munt'

<F5> Landcodes

Deze landcode bepaalt de munteenheid waarin deze bestelbon moet worden opgesteld en geprint.

Werknemers-nummer

<F5> Werknemers

Alzo kunt u een werknemer (vertegenwoordiger) koppelen aan een bestelbon. Nadien kunt u met behulp van AXITO-Statistiek nagaan wat een bepaalde werknemer heeft 'gepresteerd' (handig bij het bepalen van commissies).

Naam klant

Deze naam wordt automatisch ingevuld aan de hand van de klantnummer. Wanneer echter geen klantnummer werd ingevuld, moet u dit veld zelf invullen

Straat klant

Zie vorige

Woonplaats klant

<F5> Woonplaatsen

Zie vorige

Wisselkoers

Zie 'Vreemde munteenheid'

Dit is de wisselkoers zoals die was op het moment van toevoegen van de betreffende bestelbon

Leveringstraat

Dit is de leveringsstraat van deze bestelbon.

Leveringwoon-plaats

<F5> Woonplaatsen

Dit is de leveringswoonplaats van deze bestelbon.

Week

Deze weeknummer wordt automatisch berekend aan de hand van de bestelbondatum.

Kortingcode

Zie 'Kortingen- en prijzenboek'

<F5> Kortingcodes

Indien u over de optie 'Kortingen- en prijzenboek' beschikt, kunt u via dit veld aan elke bestelbon een eigen kortingcode koppelen. Dit bepaalt rechtstreeks de artikelprijzen die de computer straks bij het aanmaken van bestelbonregels zal voorstellen.

Reeds voldaan excl. BTW

Dit is het bedrag dat reeds voldaan is (exclusief BTW).

Hoofdnota

<F5> Nota's

Deze 'hoofdnota' wordt bij het printen van de betreffende bestelbon, standaard net onder de laatste bestelbonregel geprint. In deze 'interne tekstverwerker' kunt u eender welke tekst ingeven. Voorbeelden hiervan zijn: Plaatsings- en leveringsvoorwaarden, gemaakte afspraken, kenmerken verkochte artikelen enzoverder. Merk op dat u via <F5> kunt werken met standaard notateksten, die u uiteraard zelf kunt opstellen.

Totaal excl. BTW

Dit is het totaal bestelbonbedrag exclusief BTW.

Totaal BTW

Dit is het totaal BTW-bedrag voor de betreffende bestelbon.

Totaal incl. BTW

Dit is het totaal bestelbonbedrag inclusief BTW.

Voldaan

Via dit veld kunt u aangeven of deze bestelbon:

J	Voldaan is
N	Niet voldaan is
G	Gedeeltelijk voldaan is (vb.: een voorschot)

Reeds voldaan

Dit bedrag heeft de betreffende klant reeds betaald. (Bijvoorbeeld een voorschot)

Nog te voldoen

Dit is het bedrag dat de betreffende klant voor deze bestelbon nog moet betalen.

Video bestelbon

Wanneer u de keuze <V>ideo bestelbon uitvoert, krijgt u (afhankelijk van de programma-instellingen) het volgende te zien :

Basis-instelling:

U krijgt de videoregels van het document te zien. Hierbij ziet u de verschillende regels van het document, en kunt u nieuwe regels toevoegen of bestaande regels wijzigen of schrappen.

Projectbeheer-instellingen:

Wanneer u met de module 'Projectbeheer' werkt, krijgt u eerst volgend menu te zien:

Video bestelbon

Beschrijving van de verschillende mogelijkheden :

Video standaard

Via deze keuze krijgt u het standaard video-scherm te zien (hetzelfde scherm zoals hierboven beschreven).

Prijs- & kortingafkomst

Via deze keuze wordt er een extra kolom getoond 'Afkomst prijs - %'.

•Het doel van deze kolom is om aan te geven van waar de getoonde prijs en korting afkomstig zijn. U kunt dus in een oogopslag nagaan of de vermelde prijzen en kortingen kloppen. De prijzen en kortingen kunnen van verschillende bronnen afkomstig zijn, enkele voorbeelden :

ARTS	De prijs is afkomstig van het artikelbestand (dus geen kortingen, geen manuele aanpassing)
ARTC	De prijs is afkomstig van het artikelbestand, echter het is de aankoopprijs (vb wanneer u een artikel doorverkoopt aan een collega).
FREE	Het artikel is gratis (vb een proef of staal).
DISC	De prijs/korting is afkomstig van het kortingenboek.
SQUO	De prijs/korting werd overgebracht van een offerte.
SORD	De prijs/korting werd overgebracht van een bestelbon.
SDEL	De prijs/korting werd overgebracht van een leveringsbon.
MANU	De prijs/korting werd manueel aangepast.
NODI	Er werd geen korting toegekend.

•Wanneer u met de cursorbalk op een veld gaat staan, wordt extra informatie getoond. Een voorbeeld van zo'n extra informatie :

EHpr = Art.pr. (01-01-08) Kort.% = Geen (01-01-08)

Hieruit kunt u volgende informatie aflijden :

•De eenheidsprijs is afkomstig van het artikelbestand

•Deze prijs werd toegekend op 01-01-08

•Er werd geen korting gegeven

Leveringsinformatie

Via deze keuze wordt een extra kolom getoond 'Reeds geleverd'. Aan de hand van dit veld kunt u nagaan hoeveel van de bestelde aantallen reeds werden geleverd. Dit aantal wordt automatisch berekend aan de hand van de opgestelde leveringsbonnen. Hiervoor moeten zowel de bestelbon en de verschillende leveringsbonnen toegekend zijn aan hetzelfde project.

Aantal controle

Via deze keuze wordt een extra kolom getoond 'Werkelijk geteld'. Deze keuze werd ontwikkeld om te controleren of het aantal dat besteld zijn werkelijk wordt geleverd. De verschillende regels worden kunnen in diverse kleuren worden weergegeven, afhandelijk van de situatie :

Blauw/cyaan	Het werkelijk geteld is kleiner dan het aantal besteld.
Groen	Het werkelijk geteld is gelijk aan het aantal besteld.
Rood	Het werkelijk geteld is groter dan het aantal besteld.

Het veld 'Werkelijk geteld' kan op verschillende manieren aangepast worden :

Handmatig aanpassen	U verplaatst de curosorbalk op het veld 'Werkelijk geteld' en wijzigt dit veld.
Afpunten aantal	Wanneer u de keuze 'Aantal controle' heeft geselecteerd, wordt er een bijkomende keuze '. Afpunten aantal' beschikbaar. Wanneer u dus op een bepaalde regel (record) staat, en vervolgens op de punt-toets drukt, wordt het veld 'Werkelijk geteld' gelijk gesteld aan het veld 'Aantal'.
Barcode inscannen	Automatisch nadat u een barcode heeft ingescand, wordt het veld 'Werkelijk geteld' het bijbehorende artikel van de bestelbon met een waarde 1 opgehoogd.
Scanbestand inlezen	Via de keuze '* Overbrengen' kunt u een verbinding maken met een extern scantoestel (vb scanpal II), en zodoende de gescande barcodes inlezen en het veld 'Werkelijk geteld' voor de verschillende regels (records) aanpassen.

Dit veld 'Werkelijk geteld' kan ook geprint worden op de verschillende documenten (bestelbon, leveringsbon).

Na uw selectie worden de video-regels van de bestelbon getoond.

Keuzes in de AXITO-kader (Video)

Toevoegen	Met deze keuze kunt u een nieuwe bestelbonregel toevoegen. Door op <T> te drukken, krijgt u een toevoegscherm te zien (zie afbeelding hierna). Wat u in de verschillende velden kunt invullen wordt verderop besproken in 'Betekenis velden (video bestelbon)'
Wijzigen	Het wijzigen van gegevens kunt u via <W>. Opmerking: U kunt gegevens ook wijzigen door <Enter> te drukken.
Schrappen	Indien u een bestelbonregel wenst te schrappen, verplaatst u de cursorbalk naar de regel van de betreffende bestelbonregel, en drukt u op <S>. Vervolgens zal deze bestelbonregel in een hedere (gele) kleur worden opgelicht, en zal in de AXITO-kader de vraag 'Doorgaan met schrappen' verschijnen. Deze vraag beantwoordt u dan met <J>a.
Micro/Macro	Het macroscherm is identiek aan het toevoegscherm (zie afbeelding hierna). De bedoeling van deze keuze is het weergeven van alle gegevens van één bepaalde bestelbonregel in één oogopslag. Wanneer u nogmaals op <M> drukt, krijgt u terug het vorige micro-scherm te zien.
Printen	Met behulp van <P> kunt u de betreffende bestelbon afdrukken op papier. U kunt kiezen uit meerdere bestelbonlayouts (uitzicht bestelbon).
Historieken Zie 'Historieken'	Om snel na te kunnen gaan wat de betreffende klant in het verleden reeds heeft besteld, tegen welke verkoopprijs enzoverder.
Backorders Zie 'Backorders'	Om snel na te kunnen gaan welke backorders voor de betreffende klant nog openstaan.
Nota <F5> Nota's	Via deze keuze kunt u een bijkomende notatekst (regelnota) aan de betreffende bestelbonregel koppelen. Deze notatekst zal standaard, net onder de betreffene bestelbonregel geprint worden. Uiteraard handig wanneer de 60 karakters van de artikelomschrijving niet volstaan. Zodra u op <N> drukt, verschijnt op het scherm een kader, waar u deze tekst kunt intypen. Deze keuze beëindigt u door op <Esc> te drukken. Op het scherm verschijnt in de kolom 'Nota' een '*' indien de regelnota tekst bevat. Merk op dat u via <F5> over standaard notateksten kunt beschikken.
Korting %	Wanneer u aan alle bestelbonregels eenzelfde korting wens toe te kennen, kunt u dit op een snelle manier verwezenlijken met behulp van de keuze 'Korting %'. Hierbij zal een kortingspercentage worden opgevraagd.
* Overbrengen	Met behulp van deze keuze kunt u op een snelle manier een samenstelling (samengesteld artikel) overbrengen.
Diversen	Met behulp van deze keuze kunt u onder andere de eenheidsprijzen van de betreffende bestelbon herberekenen (uiteraard uitgaande van de huidige wijzigbare kortingcode, en de huidige artikelprijzen in het artikelenbestand).
F8 Werkwijze	De keuze 'F8 Werkwijze' wordt uitvoerig besproken in 'F.8. F8 = Werkwijze'.
Einde	U verlaat deze 'video bestelbon' via een druk op <E> of <Esc>. Vervolgens komt U terug terecht in het hoofdoverzicht van de bestelbonnen.

Bijkomende keuzes in AXITO-Facturatie

Omdat u werkt met de keuze bestelbonnen, wordt automatisch de keuze ‘* Factureren’ in het facturatiebestand actief. Via deze keuze kunt u op een eenvoudige manier een reeds toegevoegde bestelbon gaan factureren. Nadat u op <*> heeft gedrukt, krijgt u een scherm te zien met volgende keuzes:

1	Factureren bestelbon
2	Factureren bestelbon gedeeltelijk
3	Factureren offerte
4	Factureren offerte gedeeltelijk
5	Kassaticket factureren
E	Einde

Via deze twee keuzes kunt u dus een volledige of gedeeltelijke bestelbon gaan factureren. Bij de eerste keuze vult u gewoon de bestelbonnummer in (op te vragen via <F5>). Bij de tweede keuze krijgt u vervolgens de video van de bestelbon te zien, waarna u met <+> en < - > de verschillende bestelbonregels kunt opnemen. Nadat u op <E>inde heeft gedrukt, wordt de factuur aangemaakt.

Betekenis velden (Video)

Artikelnummer

9-18 karakters

<F5> Artikelen of Werkzaamheden

Wanneer u een bestelbonegel toevoegt, moet u als eerste stap een artikelnummer ingeven. Dit kunt u op verschillende manieren doen :

•U kent het artikelnummer volledig, typt het in en drukt <Enter>.

•U kent slechts een gedeelte (of niets) van het artikelnummer, vult deze in, en u drukt op <F5>. De computer zal vervolgens het artikelenbestand tonen (in de buurt van het gezochte artikel), waarna U enkel het juiste artikelnummer hoeft over te brengen met <O> of <Enter>.

•Het in te vullen artikel is nog niet aanwezig in het artikelenbestand :

1.Druk <F5>. U krijgt het artikelenbestand te zien.

1.Vervolgens kunt u via <T> het betreffende artikel toevoegen in het artikelenbestand.

1.Nadat u dit artikel heeft toegevoegd, kunt u door op <O> te drukken dit artikel overbrengen naar de factuurregel die u op dat moment aan het toevoegen bent.

•Als artikelgroepnummer (de karakters voor de '-') geeft u '---' in. Vervolgens drukt u op <F5>, zodat de werkzaamheden op het scherm verschijnen. Net zoals bij de artikelen kunt u ook een werkzaamheid overbrengen. Een werkzaamheid kunt u dus beschouwen als een artikelnummer, waarvan de artikelgroep gelijk is aan streepjes ---

•U vult geen artikelnummer in. U zult dan wel de overige gegevens, zoals omschrijving, eenheidsprijs enz. zelf moeten invullen.

Omschrijving

60 karakters

Wanneer u een artikelnummer heeft ingevuld, zal de bijbehorende omschrijving automatisch worden ingevuld. Uiteraard mag u deze omschrijving wijzigen.

Indien u geen artikelnummer heeft ingevuld, zult u de omschrijving zelf moeten ingeven.

Leverancier

<F5> Leveranciers

Deze leveranciersnummer wordt automatisch ingevuld wanneer u een artikelnummer heeft ingevuld. Deze leveranciersnummer kunt u nadien nog steeds wijzigen.

Aantal

Hierin vult u het aantal verkochte artikelen in. Het veld 'Aantal' mag U nadien voortdurend wijzigen.

Per

Via het veld 'Per' bepaalt u in welke basisverpakking dit artikel wordt verkocht (bijvoorbeeld per 1 stuk, per 6 liter, set van 12 stuks). In de meeste situaties zal dit veld gelijk zijn aan het getal 1. Merk op dat dit getal rechtstreeks het totaal bedrag van de betreffende factuurregel beïnvloedt.

Eenheid

Dit is de eenheid waarin het artikel wordt verkocht (bijv.: stuk, m², lm, liter, kg ...).

Opmerking: Indien u geen artikelnummer invult, moet u dit zelf invullen.

Eenheidsprijs

Dit is de verkoopprijs exclusief BTW. U mag dit uiteraard wijzigen.

Opmerking: Indien u geen artikelnummer invult, moet u dit zelf invullen.

Korting %

Zie 'Kortingen- en prijzenboek'

Hier vult u het kortingspercentage voor deze bestelbonregel in. U kan ervoor zorgen dat de computer dit kortingspercentage standaard voorstelt (uitgaande van het 'kortingen- en prijzenboek').

Bedrag

Dit is het totaal bedrag exclusief BTW voor deze bestelbonregel. Dit bedrag wordt automatisch berekend. Als u dit bedrag echter wijzigt, zal het kortingspercentage automatisch worden aangepast.

BTW-percentage

Dit is het BTW-percentage dat voor deze bestelbonregel van toepassing is. Wanneer u een artikelnummer heeft ingevuld, zal automatisch dit BTW-percentage worden ingevuld.

Opmerking: De mogelijkheid bestaat om aan elke bestelbonrregel een ander BTW-percentage te koppelen.

Tegenrekening

<F5> Boekhoudplan

Dit is het grootboekrekeningnummer waarop deze bestelbonrregel straks in het AXITO boekhoudprogramma zal worden geboekt. (Indien dit grootboekrekeningnummer niet ingevuld wordt, zal het standaard op rekening 700000 worden geboekt).

Code aantal-berekening

Zie 'Spread-sheet'

<F5> Spread-sheet : aantal

Deze code bepaalt de spread-sheet, die aan deze bestelbonregel is gekoppeld. Indien u over de optie 'Aantal-spreadsheet' beschikt, kunt u alzo formules als 'breedte x hoogte' integreren in de bestelbon.

Deze formules zijn volledig zelf definieerbaar. Zowel eenvoudige als complexe formules behoren tot de mogelijkheden.

Voorraad

Zie 'Voorraadbeheer'

Dit getal geeft het huidige voorraadpeil weer van dit artikel in het artikelenbestand.

In bestelling

Zie 'Voorraadbeheer'

Dit getal geeft aan hoeveel eenheden van dit artikel momenteel in bestellling zijn; met andere woorden reeds besteld bij de leverancier, maar nog niet geleverd.

Adviesprijs

Dit is de verkoopprijs excl. BTW zoals deze momenteel in het artikelenbestand staat genoteerd.

Opmerking: Dit veld is informatief.

Aankoopprijs

Dit is de aankoopprijs zoals deze toenmalig (op het moment dat deze factuurregel werd toegevoegd) in het artikelenbestand stond genoteerd.

Opmerking: Dit veld is informatief en wijzigbaar. Wordt tevens in het AXITO statistiek-programma gebruikt om resultaten (winst, verlies) te berekenen per klant, artikel enzoverder.

Aankoopprijs gemiddeld

Zie 'Voorraadbeheer'

Dit is de gemiddelde aankoopprijs zoals deze toenmalig (op het moment dat deze bestelbonregel werd toegevoegd) in het artikelenbestand stond genoteerd. Zelfde opmerking als bij het voorgaande veld 'Aankoopprijs'.

Netto eenheidprijs

Dit is de eenheidsprijs excl. BTW van deze bestelbonrregel, min de ingevulde korting in het veld 'Korting %'.

Opmerking: Dit veld is informatief.

Regelnota

<F5> Nota's

Via de keuze 'Nota' kunt u de regelnota van deze bestelbonregel wijzigen. Bij het printen van de bestelbon, zal deze regelnota standaard net onder de betreffende bestelbonregel worden geprint.

Backorders

Zie 'Backorders'

Dit getal geeft weer hoeveel backorders voor deze klant voor dit artikel genoteerd staan. Dit backorder-aantal geeft weer hoeveel van dit artikel nog geleverd moet worden, omdat op het moment van bestelling een voorraadtekort was.

Enkel van toepassing indien u over de optie 'Backorderbeheer' beschikt.

Samenstelling-nummer

Zie 'Samengestelde artikelen'

<F5> Samenstellingen

Aan de hand van dit nummer kunt u snel zien tot welke samenstelling deze bestelbonrregel (artikel) behoort.

Factuurnummer

Zie 'Bestelbonnen'

Indien u over de optie 'Facturatie' beschikt, kunt u alzo nagaan naar welke factuur deze bestelbonregel is gefactureerd.

Opmerking

U kunt per bestelbonrregel een korte opmerking ingeven. Puur informatief, en in de meeste situaties niet van toepassing.

Soort aantal berekening

Zie 'Spread-sheet'

Enkel van toepassing indien u over de optie 'Aantal-spreadsheet' beschikt.

Mogelijke codes zijn:

B	Beperkte aantal berekening (eenvoudige werking; voorbeeld 'breedte x hoogte')
U	Uitgebreide aantal berekening (met behulp van een spread-sheet, met kolommen en rijen)

Opbouw aantal berekening

Zie 'Spread-sheet'

Enkel van toepassing indien u over de optie 'Aantal-spreadsheet' beschikt.

Wanneer u dit veld wijzigt, krijgt u de betreffende spread-sheet te zien.

Volgnummer

Deze volgnummer bepaalt de volgorde (plaats) van de bestelbonrregel binnen de bestelbon. Wanneer u bijvoorbeeld de 9e bestelbonregel wenst te verplaatsen naar de positie tussen bestelbonregel 2 (met regelnummer 2) en bestelbonregel 3 (met regelnummer 3), dan moet u er voor zorgen dat de nieuwe regelnummer tussen de waarde 2 en 3 ligt (vb.: 2,5). Na het wijzigen zult u zien dat deze regel op zijn nieuwe positie komt te staan.

Voorraad artikelbestand

Zie 'Voorraadbeheer'

Dit getal geeft het huidige voorraadpeil weer van dit artikel in het artikelenbestand.

In bestelling artikelbestand

Zie 'Voorraadbeheer'

Dit getal geeft aan hoeveel eenheden van dit artikel momenteel in bestellling zijn; met andere woorden reeds besteld bij de leverancier, maar nog niet geleverd.

Adviesprijs artikelbestand

Dit is de huidige verkoopprijs excl. BTW, zoals deze momenteel in het artikelenbestand staat genoteerd.

Opmerking: Dit veld is informatief.

Aankoopprijs artikelbestand

Dit is de huidige aankoopprijs van het betreffende artikel, zoals deze op dit moment in het artikelenbestand staat genoteerd.

Aankoopprijs gemiddeld artikelbestand

Zie 'Voorraadbeheer'

Dit is de gemiddelde aankoopprijs van het betreffende artikel, zoals deze op dit moment in het artikelenbestand staat genoteerd.

Aankoopprijs op dat moment

Dit is de aankoopprijs zoals deze toenmalig (op het moment dat deze bestelbonregel werd toegevoegd) in het artikelenbestand stond genoteerd.

Opmerking: Dit veld is informatief en wijzigbaar. Wordt tevens in het AXITO statistiek-programma gebruikt om resultaten (winst, verlies) te berekenen per klant, artikel enzoverder

Aankoopprijs gemiddeld op dat moment

Zie 'Voorraadbeheer'

Voorbeeld: Toevoegen nieuwe bestelbon: Algemene procedure

Om een nieuwe bestelbon toe te voegen, moet u de volgende zeven stappen doorlopen :

1.Kies vanuit het hoofdmenu voor de keuze "Bestelbonnen". Hierdoor komt u in het hoofdoverzicht van de bestelbonnen terecht (en dit op de laatste bestelbon die u in het verleden reeds heeft toegevoegd). Merk op dat elke regel (of record) overeenkomt met een bestelbon, en dat alle reeds eerder gemaakte bestelbonnen contimu bewaard blijven.

2.Door op <T> te drukken, voegt u een nieuwe bestelbon toe. Hierdoor zal automatisch een toevoegscherm verschijnen.

3.Vervolgens geeft u alle hoofdgegevens van de betreffende bestelbon in, zoals bestelbonnummer, klantnummer, bestelbondatum enzoverder..

4.Nadat u alle hoofdgegevens heeft ingevuld, zal de computer automatisch overgaan naar het tweede toevoegscherm. Hierin worden vervolgens de gegevens van de eerste bestelbonregel opgevraagd, zoals artikelnummer, artikelomschrijving, eenheidsprijs enzoverder.

5.Indien u een tweede bestelbonrregel wenst toe te voegen, moet u nogmaals op <T> drukken. Vervolgens geeft u de gegevens van die tweede bestelbonregel in. Wenst u een derde bestelbonregel toe te voegen, dan drukt u nogmaals op <T> enzoverder...

6.Nadat u alle gegevens heeft ingevuld, kunt u de betreffende bestelbon printen door op <P> te drukken.

7.Om vanuit het 'video bestelbon'-scherm terug te keren naar het hoofdoverzicht van de bestelbonnen, drukt u op <E> of <Esc>. Merk op dat u vanuit het hoofdoverzicht van de bestelbonnen, elke reeds eerder gemaakte bestelbon terug gedetailleerd kunt bekijken, door op <V> te drukken (dit staat voor 'Video', wat zoveel betekent als 'kijken naar').

Voorbeeld: Toevoegen nieuwe bestelbon

Nadat u vanuit het hoofdmenu voor de keuze "Bestelbonnen" heeft gekozen, komt u automatisch in het hoofdoverzicht van de bestelbonnen terecht. Vervolgens kunt u een nieuwe bestelbon toevoegen door op <T> te drukken. Hierdoor verschijnt een toevoegscherm, waarin de hoofdgegevens van de nieuwe bestelbon opgevraagd worden.

De hoofdgegevens van de bestelbon

Bestelbonnummer: Wanneer u een nieuwe bestelbon toevoegt, zal de computer automatisch het eerstvolgende bestelbonnummer voorstellen (namelijk laatste bestelbonrnummer plus één). Indien het echter de allereerste bestelbon betreft, zal de bestelbonrnummer opgebouwd zijn als volgt: De eerste twee karakters worden bepaald aan het hand van het jaar (vb.: 07), de overige karakters zijn een volgnummer (vb.: 00001). Uiteraard mag u de bestelbonrnummer op ieder moment wijzigen. Zorg er wel voor dat het bestelbonnummer begint met het jaartal.

Klantnummer: Aan de hand van de klantnummer kan de computer de informatie opvragen, die nodig is bij het opstellen van de bestelbon (Naam, Adres, Leveringsadres, BTW-nummer, Code boekstuk, Landcode munteenheid, Werknemersnummer, Vervaldagperiode, Financiële korting, ...). Via <F5> krijgt u een overzicht van de verschillende klanten.

Bestelbondatum: De computer zal automatisch de systeemdatum (elke computer heeft een interne klok en kalender) invullen. u kunt deze wijzigen. Zodra u <Enter> drukt, worden aan de hand van 'Code vervaldag' van de betreffende klant in het klantenbestand, de vervaldata automatisch berekend.

Creditbon / terugname: Vervolgens bepaalt u of het een 'Bestelbon' of een 'Terugname' betreft.

Code boekstuk: Via deze code bepaalt u het soort bestelbon (<F5> geeft u een overzicht van de verschillende mogelijkheden).

Omschrijving: Bij elke bestelbon kunt u een samenvattende omschrijving invullen. Zodoende heeft u direct informatie over deze bestelbon.

Kenmerken: Via <F5> kunt u diverse kenmerken aan deze bestelbon koppelen.

Levering straat, Levering woonpl.: Via deze twee velden kunt u aangeven dat het leveringsadres afwijkt van het bestelbon-adres.

Voldaan: Voordat de bestelbon is opgesteld, kunt u reeds aangeven of de bestelbongedeeltelijk of volledig zal worden voldaan. Wanneer U 'G' (=gedeeltelijk) invult, zal tevens het veld 'Reeds voldaan' worden opgevraagd (alzo kunt u een reeds betaald voorschot registreren).

Nadat u alle hoofdgegevens van de bestelbon (of terugname) heeft ingegeven, komt u automatisch in het tweede toevoegscherm terecht. Hierin zullen de gegevens van de eerste bestelbonrregel worden opgevraagd.

De bestelbonregels

Voor elke bestelbonregel zullen de volgende gegevens opgevraagd worden:

Artikelnummer: Aan de hand van dit artikelnummer zal elke belangrijke informatie van dit artikel automatisch in de betreffende bestelbonrregel worden overgebracht (Omschrijving, Leveranciersnummer, Per, Eenheid, Eenheidsprijs, BTW %, Tegenrekening, Aankoopprijs, ...). Indien u het artikelnummer niet van buiten kent, kunt u met behulp van <F5> een overzicht krijgen van het artikelenbestand; Nadat u het gewenste artikel heeft gevonden, kunt u het artikelnummer overbrengen naar de betreffende bestelbonrregel via de keuze <O>verbrengen of <Enter>.

Omschrijving: Dit veld is steeds wijzigbaar. Indien u deze omschrijving wijzigt, heeft dat geen invloed op de omschrijving zoals die op dat moment in het artikelenbestand genoteerd staat.

Aantal: Dit is het aantal eenheden dat van dit artikel worden verkocht.

Eenheid: Wordt enkel opgevraagd indien u geen artikelnummer invult. Dit is de verkoopseenheid van deze bestelbonregel (vb.: stuk, m, liter, kg ...). Eenheidsprijs: Wordt enkel opgevraagd indien u geen artikelnummer invult. Dit is de verkoopprijs exclusief BTW van deze bestelbonrregel.

Korting: Dit is de het kortingspercentage dat u toekent aan de betreffende bestelbonregel.

Bedrag: Dit is het totaal verkoopbedrag van de betreffende bestelbonregel. Dit bedrag (berekend aan de hand van onder andere 'Aantal' en 'Eenheidsprijs', kunt u wijzigen. De computer zal dan automatisch het juiste kortingspercentage invullen in het veld 'Korting %'.

Nadat u alle gegevens van de eerste bestelbonregel heeft ingevuld, kunt u een tweede bestelbonrregel toevoegen door nogmaals op <T> te drukken. Vervolgens geeft u de gegevens van die tweede bestelbonregel in. Wenst u een derde bestelbonregel toe te voegen, dan drukt u nogmaals op <T> enzoverder...

Merk op dat u aan elke bestelbonregel een uitgebreide nota-tekst (bijv. garantievoorwaarden, leveringsvoorwaarden enzoverder) kunt koppelen, door gebruik te maken van de keuze <N>ota.

Het overbrengen van een samenstelling

Wanneer u zich in het 'Video bestelbon'-scherm bevindt, kunt u een samenstelling naar de betreffende bestelbon overbrengen via de keuze '* Overbrengen'. Nadat u op <*> heeft gedrukt, verschijnt een keuzemenu. Nadat u heeft gekozen voor de keuze '1. Overbrengen samenstelling', krijgt u een 'Overbreng'-scherm te zien. Vervolgens worden volgende velden opgevraagd:

Samenstellingnummer: Dit is het samenstellingnummer zoals u dat invulde in het samenstellingenbestand. Via <F5> kunt u een overzicht krijgen van de verschillende samenstellingen.

Omschrijving samenstelling: Indien u een samenstellingnummer heeft ingevuld, zal in dit veld automatisch de omschrijving van de betreffende samenstelling worden ingevuld (vanuit het samenstellingenbestand). U heeft echter de mogelijkheid om deze omschrijving te wijzigen.

Aantal: Dit getal geeft weer, hoe vaak dat deze samenstelling moet worden overgebracht (vb.: 5 volledige stereoketens).

Eenheid: Ook deze eenheid is wijzigbaar.

Nadat al deze velden zijn ingegeven, zullen de verschillende videoregels van de betreffende samenstelling, automatisch worden overgebracht naar de betreffende bestelbon.