Toevoegen

Via deze keuze kunt u een nieuw dossier toevoegen. Belangrijk hierbij is dat u het dossiernummer zorgvuldig invult. Dit dossiernummer is later namelijk belangrijk bij het oproepen van het dossier. Enkele praktische voorbeelden:

•VDBRA1  Van Den Brande nv

•JANSS1    Janssens bvba

Het dossiernummer bestaat altijd uit 6 karakters en bevat enkel letters en cijfers, geen spaties. Wanneer u tijdens het invullen van het dossiernummer minder karakters invult, zal de computer automatisch dit nummer opvullen met een volgnummer zodat het uiteindelijke dossiernummer altijd uniek is.

Eenmaal alle gegevens van het betreffende dossier zijn ingevuld, kunt u nadien het dossiernummer NIET meer aanpassen. Alle overige gegevens kunt u nog steeds aanpassen.

Opmerking:

Waarom kan deze dossiernummer achteraf niet meer aangepast worden ?  Omdat bijv. dossiernummer TEST01 zal resulteren in de aanmaak op de harde schijf van de map \AXITO\FILE\TEST01

Wijzigen

Via deze keuze kunt u later altijd de gegevens van het betreffende dossier aanpassen. Uiteraard dient u eraan te denken dat deze wijzigingen effect kunnen hebben op bepaalde lijsten die  worden geprint, vooral in de boekhouding (bijv. BTW-aangifte).

Schrappen

Het schrappen van een dossier heeft slechts beperkte gevolgen. De regel (record) in het dossierbeheer wordt uiteraard geschrapt. Maar de bestanden van het dossier dat wordt geschrapt, blijven op de harde schijf staan. Dit is onder andere om te voorkomen dat per ongeluk een dossier en alle gegevens zouden verloren gaan. Met andere woorden: Als u dossier TEST01 schrapt, zal de map \AXITO\FILE\TEST01  niet verwijderd  worden! Indien u deze map toch volledig wenst te verwijderen, dan zult u dit zelf moeten doen (bijv. met behulp van de Windows Verkenner)

Index

Via deze  keuze kunt u de indexering veranderen.

Zoeken

Via deze  keuze kunt u zoeken naar een bepaald dossier.

Micro/macro

Hierbij kunt u de gegevens van de verschillende dossiers in fiche-vorm weergeven.

Printen

Voor het afdrukken van de dossiergegevens.

Diversen

Wanneer u op de <D> toets drukt, krijgt u een menu te zien met volgende keuzes:

•Converteren en indexeren alle dossiers

Via deze keuze kunt u alle dossiers automatisch converteren en indexeren. Wanneer u echter veel dossiers heeft, is het misschien praktischer om niet alle dossiers in één keer te converteren.

Indien u een aantal regels (dossiers) opneemt (met de <+> toets) wordt u, nadat u deze keuze selecteert, de vraag gesteld of u enkel de opgenomen dossiers wenst te converteren. Als u dan met ‘J’ antwoordt, worden enkel de opgenomen dossiers geconverteerd en geïndexeerd. Alle andere dossiers kunt u dan op een later tijdstip behandelen. Deze procedure is handig na de installatie van een nieuwe AXITO-versie (upgrade)

•Indexeren alle dossiers

Voor deze keuze gelden dezelfde opmerkingen als hierboven. Het enige verschil is dat nu enkel de bestanden worden geïndexeerd.

•Diversen

Via deze keuze kunt u de overeenstemmende menucodes invullen. Aan de hand van deze codes weet de computer welke regels van het startmenu moeten worden uitgevoerd. Standaard zijn deze 2 codes 990-100 en 990-200
 

Opmerking: Deze codes vindt u terug in de keuze ‘Uitbreiding Startmenu’. Deze keuze bevindt zich ook in het menu ‘Configuratie AXITO’, te bereiken vanuit het rode AXITO-Startmenu.

+ Opnemen  -  Niet opnemen

Met behulp van de <+> en < - > toetsen kunt u meerdere regels opnemen zodat deze kunnen geconverteerd en/of geïndexeerd worden

* Zelf bepalen bedrijfsgegevens documenten

Wanneer u een offerte, bon of factuur afdrukt, worden (standaard) automatisch de bedrijfsgegevens  zoals deze hier zijn ingevuld, afgedrukt. Hierbij plaatst de computer deze informatie in een mooi uitgelijnde blok! Enkel ingegeven velden  worden geprint (Indien u voor een bepaald dossier dus bijv. geen BTW-nummer invult, zal dit BTW-nummer dus ook niet geprint  worden!) Wanneer u nu echter hiervan wilt afwijken, kunt u dat door gebruik te maken van de keuze *. Wanneer u voor de 1e maal deze keuze uitvoert, zal de computer u vragen of hij de huidige gegevens moet gebruiken als standaard gegevens (deze kunt u dan vervolgens aanpassen).