Overzichten
|
<< Click to Display Table of Contents >> Navigation: Verkoopbeheer > Kassaregister > Overzichten |
Van een kassaverkoop kunt u op verschillende momenten een leveringsbon en/of factuur opstellen. Afhankelijk van het moment waarop dit gebeurt, moet u rekening houden met een aantal principes. We gaan de verschillende situaties hier bespreken:
Deze procedure beschouwen we als ideale procedure, omdat hierbij, nadat onderstaande procedure is doorlopen, alle nodige boekingen zijn uitgevoerd.
Wanneer een klant tijdens het ingeven van de gekocht goederen aangeeft dat hij een factuur voor deze kassaverkoop wenst, dan kunt u als gebruiker tijdens het afrekenen van de kassaverkoop op de vraag 'Factuur opstellen' met <J> antwoord. Vervolgens wordt via een dialoogvenster gevraagd naar het factuurnummer, de factuurdatum en klantnummer. Sommige gegevens wordt reeds voorgesteld, en dient u enkel maar te bevestigen.
Hierna wordt er via een dialoogvenster de mogelijkheid geboden om deze factuur af te printen.
De betaling die via de kassaverkoop in het betaalscherm wordt ingegeven, wordt eveneens bij de verkoopfactuur overgenomen. Dit betekent echter niet dat deze opgestelde factuur via de boekhouding als betaald wordt beschouwd.
Voor de facturen die via de kassaverkopen worden opgesteld, moet u rekening houden met volgende regels:
•De betaling van de kassaverkoop wordt mee geteld in de berekening van het totaal van de ontvangen bedragen.
•De verkochte goederen worden NIET mee geteld in de berekening van het totaal aantal verkochte goederen. Hiervoor is namelijk een factuur opgesteld, en dit zou resulteren in een dubbele telling van de omzet.
Op regelmatige tijdstippen kunt u de verkoopfacturen doorboeken naar het verkoopdagboek. Deze procedure wordt besproken in het hoofdstuk 'Facturen doorboeken naar verkoopdagboek'.
Als laatste stap kunt u ook de kassaverkopen die in 'Historiek kassaverkopen' staan, doorboeken naar een factuur en kasuittreksel. Hierbij worden een aantal bewerkingen uitgevoerd:
•Alle verkopen waarbij geen klantnummer zijn ingevuld, wordt één totaal factuur opgesteld (per dag) met een klantnummer die willekeurig kan worden ingevuld (meestal kiest men voor klant DIVERS). Het factuurnummer wordt hierbij opgebouwd aan de hand van de datum van de factuur in het formaat JAAR/MAAND/DAG en vooraf gegaan door een accent (vb. een factuur op 15 maart 2011 krijgt dan als factuurnummer '20110315).
•De betaling van de verkopen waarbij geen klantnummer werd ingevuld worden elk afzonderlijk in het kasboek genoteerd met een klantnummer die de gebruik zelf kan bepalen.
•Voor de betaling van verkopen waarvoor een factuur werd opgesteld, worden in het kasboek genoteerd met de zelfde klantnummer als waarmee de factuur werd opgesteld. Dit zorgt ervoor dat deze boekingen in het verkoopdagboek automatisch worden tegen geboekt met de betaling en zodoende als voldaan worden beschouwd.
Omdat deze kassaverkoop reeds is afgerekend is het niet meer mogelijk om een factuur van deze verkoop op te stellen. Indien de klant echter toch een factuur moet hebben, dient u de procedure te volgen zoals beschreven in het volgende hoofdstuk.
Deze procedure worden door ons afgeraden, omdat dit veel extra handelingen vereist wat de kans op fouten alleen maar vergroot.
Waarmee moet u rekening houden:
•De kassaverkopen die via de dagverkopen zijn toegevoegd, moeten eerst zijn doorgeboekt naar 'Historiek kassaverkopen'. U kunt dus geen factuur opstellen direct na het afrekenen van de kassaverkoop. Dit kan dus meestal pas de dag erna, aangezien meestal de dagverkopen pas op het einde van de dag worden doorgeboekt.
•De kassaverkopen waarvoor geen factuur werden opgesteld, hebben ofwel geen klantnummer of een algemene klantnummer.
•Voor deze verkopen worden wel in de dagontvangsten rekening gehouden met de goederen die werden verkocht.
•De betaling van deze verkopen worden geregistreerd in het kasboek op een algemene klantnummer.
Wat is de procedure die u moet volgen:
Een factuur opstellen aan de hand van een kassaverkoop in 'Historiek kassaverkopen' kan via volgende procedure:
•Vanuit het hoofdmenu selecteert u de keuze <Facturen/Creditnota's>.
•Vervolgens selecteert u de keuze <* Factureren>.
•Via een dialoogvenster kunt u een aantal velden invullen zoals: Klantnummer, kassatichetnummer, factuurnummer en datum.
•Vervolgens wordt automatisch een nieuwe factuur toegevoegd en worden de artkelen van de kassaverkoop toegevoegd aan deze factuur.
•De voorraad van de overgebrachte goederen wordt hierbij niet aangepast. Deze werd namelijk reeds aangepast op het moment dat deze kassaverkoop werd doorgeboekt naar 'Historiek kassaverkopen'.
•De betaalgegevens zoals ze in de kassaverkoop werden ingegeven, worden ook mee overgenomen in de opgestelde factuur. Echter, wanneer deze factuur wordt doorgeboekt, blijft deze als niet-betaald in de boekhouding staan.
•Voor het overige wordt niets gecorrigeerd in de kassaverkoop of het kasboek.
Omdat de verkocht goederen en de betaling van de kassaverkopen zijn geboekt in één centralisatiefactuur en één kasboeking, is een aantal manuele correcties noodzakelijk :
•Opstellen van een creditnota voor een bedrag gelijk de zonet opgestelde factuur. Dit is om te voorkomen dat de omzet 2 maal zou worden geteld: 1 keer via een kassaverkoop en centralisatiefactuur en 1 keer via de zonet opgestelde factuur.
•In deze creditnota moet u niet de goederen van de factuur toevoegen. Anders zou de voorraad opnieuw worden opgehoogd.
•In het kasboek moet een tegenboeking gebeuren voor een zelfde bedrag als de opgestelde creditnota opdat deze kan worden afgepunt nadat de creditnota wordt doorgeboekt naar het verkoopdagboek.
•Tevens moet u een boeking toevoegen voor de betaling van de factuur. Deze moet namelijk ook worden afgepunt nadat deze factuur wordt doorgeboekt naar het verkoopdagboek.
Zoals u merkt vraagt dit diverse bijkomende handelingen die, indien niet correct uitgevoerd, diverse fouten in de boekhouding kunnen veroorzaken.
Dit kunt u allemaal gemakkelijk voorkomen door vanuit de kassaverkopen een factuur op te stellen tijdens het afrekenen van de verkoop.