Ongeveer een decennium geleden was amper sprake van de cloud en werd bedrijfsadministratie opgeslagen op een lokale desktop. Indien mogelijk stelden werknemers boekhoudkundige taken uit tot het einde van de week, de maand of zelfs het einde van het jaar. Werkgevers gaven meer prioriteit aan het bedienen van hun klanten boven al deze noodzakelijke administratieve verplichtingen.
Dat uitstelgedrag leidde vaak tot fouten. Boekhouders waren bijgevolg vele uren bezig met het corrigeren van onjuistheden. Gelukkig heeft cloud administratiesoftware ervoor gezorgd dat bedrijven hun administratie beter beheren. We mogen gerust stellen dat het een revolutie in positieve zin heeft teweeggebracht. Laten we daarom eens kijken naar vijf manieren waarop cloud administratiesoftware uw werkdag vergemakkelijkt.
1. Werken vanop locatie
Vanop locatie werken: facturen maken, rekeningen betalen, toegang krijgen tot de actuele situatie van uw onderneming, de cloud geeft u altijd en overal een inkijk tot uw financiële informatie. Veel bedrijfsleiders starten hun eigen bedrijf omdat ze graag ondernemen, over een talent beschikken, maar je eigen baas zijn gaat ook over vrijheid en flexibiliteit.
Werken is tegenwoordig ook niet meer gebonden aan een bureau of kantoor. Een werkvakantie aan het strand of in het buitenland, dat is allemaal mogelijk dankzij de moderne cloudoplossingen. Met enkel desktop-bedrijfsadministratie was het vroeger bijna onmogelijk om werk en reizen optimaal te combineren.
2. Snelle en gemakkelijke software updates
Software updates en zelfs maatwerk worden vanop afstand snel in orde gebracht waardoor uw bedrijf meteen toegang heeft tot de meest recente versie. De oude manier van administratie- en boekhoudsoftware was het kopen van deze software en lokaal op een desktop installeren. Bij verbeteringen of nieuwe updates was de kans groot dat uw bedrijf langer dan nodig met de verouderde software bleef werken. Wie in de cloud zit, kent hier totaal geen beperkingen meer in. Ook alle medewerkers die met verschillende gebruikersnamen inloggen in de cloud kunnen meteen aan de slag met de nieuwste software.
Bovendien is het voor onze supportafdeling makkelijker om aan troubleshooting te doen. We duiken vanop afstand in uw dossier en kunnen op de achtergrond een aantal zaken onderzoeken zonder daarvoor uw scherm te blokkeren met toepassingen voor externe toegang en afstandsbediening zoals bijvoorbeeld TeamViewer. Ondertussen kan u blijven verder werken in de cloud. De oplossing of aanpassing langs onze kant kan zelfs meteen vanop afstand uitgevoerd worden.
3. Registreer uw zakelijke uitgaven
Zakelijke uitgaven registreren is een typisch voorbeeld van hoe het overzicht niet kwijt te geraken. Een portefeuille of handschoenenkastje vol onkostennota’s is veel ondernemers niet vreemd.
Met cloud boekhoudsoftware zoals AXITO kunt u zakelijke uitgaven bijhouden. Dat kan door de bonnetjes in te boeken of door de dagafschriften van uw bank regelmatig in te lezen. De gebruiker heeft de mogelijkheid om regels te definiëren waarna het programma bij het inlezen zelf linken legt tussen de financiële bedragen enerzijds en klanten of leveranciers anderzijds.
Het programma verwerkt deze gegevens netjes en overzichtelijk naar het financieel dagboek waar elke gebruiker die toegang heeft tot de cloud deze informatie meteen kan raadplegen.
4. Complementaire boekhoudoplossingen
Veel administratiesoftware beschikt over een uitgebreide module met verschillende complementaire boekhoudoplossingen die de fiscale aangiftes vereenvoudigen. Uiteraard is elke werkgever vrij om te kiezen hoe de boekhouding op orde te krijgen. Als uw boekhouder met andere specifieke software werkt is het handig om weten of uw software de brug slaat tussen beide toepassingen, bijvoorbeeld via het importeren en exporteren van XML-bestanden.
Zo kunnen alle gemaakte facturen gemakkelijk ingelezen worden in een andere boekhoudkundige applicatie. De boekhouder kan zich soms zelfs via de cloud aanmelden in uw dossier en de nodige stappen ondernemen.
5. Samenwerking tussen mensen
Cloud administratiesoftware verbetert de samenwerking tussen mensen om informatie te delen met interne medewerkers of de boekhouder. Dit verhoogt de veiligheid terwijl het traditionele heen- en weerproces wordt verminderd.
Stel dat u overweegt een investering te doen en u niet met zekerheid weet of dit de juiste zet is voor uw bedrijf, want er zijn mogelijk financiële gevolgen. Met desktop-administratiesoftware zou u waarschijnlijk de boekhouder bellen om de situatie uit te leggen waarna die vraagt om de financiële situatie van dichtbij te bekijken. Dankzij de cloud kan de boekhouder meteen vanop afstand de financiële gegevens mee inkijken. U dient niets op te zoeken of op te sturen en er gaat veel minder tijd verloren.
Overstappen naar de cloud is het overwegen meer dan waard en een echte aanrader. Het maakt uw financiële beheer niet alleen efficiënter, het geeft u ook tijd terug. Op die manier kan u zich concentreren op de belangrijkste bedrijfsdoelen en het succes van uw bedrijf op lange termijn verbeteren.
En nu is het tijd om zelf uw werkdag te vergemakkelijken. Wij kunnen u daarbij helpen. Bent u benieuwd naar onze cloudoplossing? Wij bieden u graag een vrijblijvende demonstratie aan. Aarzel dus niet en vraag een demo aan.