Besparingsmaatregelen horen tot een besparingsplan
Veel ondernemers krijgen vandaag te maken met een dalende omzet, enorm toegenomen bedrijfskosten en steeds krappere marges. Bovendien lijkt het nog steeds nog niet duidelijk te zijn of we nog een recessie moeten verwachten of niet. Bijgevolg zijn steeds meer ondernemers - en misschien ook u - op zoek naar manieren om de kosten te drukken.
Voordat u echter gewoon in het wilde weg begint met het snijden in de kosten, is het aangewezen om even stil te staan bij uw eigen bedrijfssituatie. Het is de moeite waard om eerst even stil te staan bij waarom u gaat besparen en wat uw algemene besparingsstrategie is. Daarna kunt u de tien suggesties in dit artikel gebruiken om uw kosten voor elke specifiek domein bij te schaven.
1. Besparen op uw locatie
Indien u uw werklocatie huurt, kunt u overwegen om een alternatieve locatie te zoeken die betaalbaarder is. Zeker wanneer de huidige locatie bijvoorbeeld te groot is voor uw huidige operatie. Als u uw pand gekocht heeft en ook nog veel ruimte over heeft, dan kunt u overwegen om die ruimte te verhuren. Misschien is er wel een kleine startup in de buurt die genoeg heeft aan één of meerdere kleine kantoorruimtes. Heeft u een fantastische vergaderzaal die u zelf maar weinig gebruikt? Dan kunt u uw vergaderzaal verhuren voor vergaderingen of conferenties.
2. Bezuinigen op energiekosten
Nauw verbonden met de locatie is natuurlijk uw energieverbruik. Hoewel de energieprijzen terug wat gedaald zijn, blijft energie een grote kostenplaats. Als u onmiddellijk wilt besparen, dan kunt u de verwarming een graadje lager zetten en de nachtverlichting beperken of uitschakelen. Een andere manier om snel te besparen is het vergelijken van energieleveranciers. Tegenwoordig hoeft dat zelfs weinig tot geen tijd in beslag te nemen, aangezien er tal van vergelijkingswebsites bestaan.
Verder kunt u op termijn uw stroomverbruik beperken door te investeren in zuinige lampen en apparaten. Misschien zijn sommige lampen wel volledig overbodig, of kunt u een bewegingssensor gebruiken om de actieve verlichtingstijd te verlagen. Hoewel de impact hiervan vaak niet zo groot is, is het grote voordeel ervan dat ze weinig tot geen inperking van comfort of functionaliteit met zich meebrengen.
Ten slotte kunt u, indien u over het kapitaal of de financiering beschikt, grotere investeringen overwegen als de besparingen tot een langetermijnplan behoren. Zonnepanelen, zonneboilers, warmtepompen zijn slechts enkele van vele mogelijkheden indien u uw energiefactuur op termijn wilt beheersen. Bovendien stelt de regering geregeld subsidies ter beschikking en zijn de meeste alternatieven bijzonder milieuvriendelijk.
3. Bezuinigen op internet en telefonie
Internet en telefonie kunnen, afhankelijk van de aard van uw onderneming, een behoorlijke kost met zich meebrengen. Als dat bij u het geval is, dan loont het om alle internet- en telefoniekosten even op een rijtje te zetten om te evalueren of u daarop niet kunt besparen.
Allereerst is het een sector die de neiging heeft om voordeligere abonnementen in het leven te roepen, zonder de klanten met oude abonnementsformules op de hoogte te brengen. Dat betekent dat u vaak betere aanbiedingen kunt krijgen wanneer u een nieuw abonnement aangaat.
Verder is de vraag hoe essentieel internet en telefonie voor uw business zijn. Als online bedrijf, of softwareleverancier, kunt u zich uiteraard niet permitteren om suboptimale abonnementen af te sluiten; u heeft betrouwbaarheid en snelheid nodig. In andere sectoren is dat niet altijd het geval. Controleer dus zeker of u geen premium voor een topproduct aan het betalen bent terwijl u dat eigenlijk helemaal niet nodig heeft.
Terwijl u het internet tegenwoordig wellicht niet meer kunt wegdenken, is traditionele telefonie niet meer zo prominent als het is geweest. Als u naast een telefoonnummer ook nog traditionele oproepen doet, dan wordt u nog steeds per minuut gefactureerd.
Tegenwoordig bestaan er tal van alternatieven die die gesprekken over het internet sturen. Zo kunt u kiezen voor internettelefonie, maar denk ook aan alternatieven zoals Messenger en Whatsapp (die ook nog een business-variant heeft). Bovendien is de kwaliteit van de oproepen vaak veel beter dan die van traditionele telefonie. De voorwaarde is dan wel dat u altijd en overal over internet beschikt.
4. Herzien van en snijden in uw abonnementen
In dit tijdperk van abonnementen is het soms moeilijk om een goed zicht te houden op alle lopende abonnementen. Indien u die moeilijkheid ook ervaart, dan is de eerste stap een degelijk (en dynamisch) overzicht opstellen van alle abonnementen op naam van uw onderneming. Zorg zeker ervoor dat dat overzicht niet alleen het type abonnement bevat, maar ook de contract- en eventuele opzegdatum en de geassocieerde kosten.
Zodra u een overzicht heeft van al uw lopende abonnementen, is het veel gemakkelijker om die lijst te evalueren. Welke abonnementen zijn essentieel? Welke abonnementen zijn wel leuk, maar eigenlijk overbodig? Zijn er abonnementen die u misschien kunt verlagen, zonder ze volledig op te zeggen? Blijf uzelf wel behoeden voor besparingen die u uiteindelijk meer geld kosten dan opbrengen. Zo is het vaak veiliger om het abonnement op een vaktijdschrift op te zeggen (of naar een louter digitale editie te verlagen), dan het abonnement op een waardevol softwarepakket op te zeggen.
5. Besparen op personeel
Eén van de minst aangename besparingen is de besparing op personeel. In sectoren zoals de bouw of rechtstreekse diensten is het aantal werkkrachten vaak nauw verbonden met het aantal opdrachten dat een onderneming kan aannemen, maar in andere bedrijven is er soms wel ruimte voor aanpassingen aan het personeelsbeleid.
Dat betekent niet dat u onmiddellijk moet overgaan tot het ontslaan van personeel. Indien u met onder- en overuren werkt, dan kunt u die bijvoorbeeld herzien. Ook het reorganiseren van de werkvloer is vaak een manier om uw bedrijfsprocessen efficiënter te laten lopen.
Verder kunt u in een bediendecontext ervoor kiezen om een beurtrol voor kantoorwerk en thuiswerk af te spreken. Op die manier kunt u, verwijzend naar hierboven, gemakkelijker overstappen naar een kleinere kantoorruimte, lagere energiekosten, lagere cafetariakosten…
Dan zijn er nog wettelijke alternatieven, zoals de tijdelijke werkloosheid, waarbij de werknemer tijdelijk een (aanvullende) uitkering krijgt, maar tegelijkertijd ook niet of slechts een deel van de gebruikelijke uren komt werken.
Maar ook wettelijke regelingen die strikt genomen niet bedoeld zijn om te besparen, kunt u soms creatief aanwenden om uw besparingsdoelen te halen. Denk maar aan tijdskrediet of Vlaams opleidingsverlof. Beide zijn weliswaar maatregelen die u uw personeel niet kunt opleggen, maar u kunt wel de dialoog met hen aangaan.
Het is best mogelijk dat een van uw bedienden geïnteresseerd is in een opleiding die in aanmerking komt voor Vlaams opleidingsverlof. Kort gesteld: u krijgt het verlof terugbetaald, dus het salaris van uw werknemer is gewaarborgd (tot op zekere hoogte). Bovendien volgt uw werknemer een nuttige opleiding die een toekomstig voordeel met zich meedraagt.
Helaas kunt u soms niet anders dan mensen te laten gaan. Gezien de maatschappelijke impact van deze besparingsmaatregel is dat weliswaar vaak een van de laatste beslissingen die managers in kmo-Vlaanderen nemen. Mocht u toch op het punt komen dat u geen andere uitweg ziet, dan kunt u alleen maar ervoor zorgen dat u dat tijdig aangeeft aan uw personeel. Beide partijen hebben immers alleen maar baat bij een amicale stopzetting van het contract.
6. Beperken van cafetariakosten en uitgaven aan kantoorartikelen
Hoewel het herzien van cafetariakosten en de aankoop van kantoorartikelen vaak niet tot de grootste besparingen leiden, is het wel een categorie die u moet overwegen. Als het niet is uit financiële overwegingen dan wel uit de overweging van milieu en een beweging tegen verspilling.
Zo is er, met name in deze tijd, weinig nood aan papierwaren in de meeste ondernemingen. Er zijn tal van gratis applicaties die notities maken, post-its, reminders, enz. volledig digitaliseren. Daarom is het ook in alle opzichten een slimme zet om een mentaliteit onder het personeel te stimuleren waarbij iedereen zich op voorhand de vraag moet stellen of het afdrukken van bepaalde documenten wel noodzakelijk is.
Op die manier bespaart u niet alleen op papier en inkt, maar op termijn ook op bijvoorbeeld het aantal printers op kantoor.
7. Marketing optimaliseren en advertentiebudgetten herzien
Marketing is vaak een van de eenvoudigste onderdelen om op te besparen, maar dat betekent niet dat het ook de beste besparing is. Het grote dilemma dat hier immer naar voor komt is dat het verlagen van marketingbudgetten vaak een directe – en negatieve - impact heeft op prospectie. Op die manier bespaart u vandaag, maar verlaagt u tegelijkertijd toekomstige omzet.
Toch hoeft dat niet altijd zo te zijn. In plaats van uw marketing- en advertentiestrategie hetzelfde te houden, terwijl u het budget verlaagt, doet u beter eraan om uw strategie te reviseren en uw campagnes te optimaliseren. Op die manier kunt u alsnog soortgelijke resultaten bereiken met een lager budget. Als u met grote marketingbudgetten werkt, dan is het wellicht zelfs een goed idee om een expert in te huren. Die eenmalige kost betaalt zichzelf al snel terug.
8. Afwegen van de pro's van cursussen en opleidingen tegenover de kostprijs
Een soortgelijk dilemma treedt naar de voorgrond op het gebied van cursussen en opleidingen. De kostprijs van workshops en professionele opleidingen loopt al snel op. Tegelijkertijd zorgen ze ervoor dat uw personeel hun vaardigheden kan uitbreiden of dat ze gewoon al up-to-date blijven. Dat is dan weer goed voor de toekomst van uw onderneming.
Andere factoren om rekening mee te houden zijn de ambitie en wensen van het personeel. Sommige werknemers houden niet van stilzitten en willen constant bijleren. Wanneer u hen die kans ontneemt, dreigt ontevredenheid al snel om de hoek te loeren. Bovendien kan een opleiding die recht geeft op Vlaams opleidingsverlof, zoals hierboven vermeld, ook in uw voordeel spelen.
9. Overwegen van teambuildingactiviteiten en extra’s
Uitjes, bedrijfsactiviteiten en extra’s voor uw personeel zijn vaak een kostelijke aangelegenheid. Toch is het af te raden om zulke zaken volledig te schrappen wanneer u moet besparen. Het is immers uw personeel dat ervoor moet zorgen dat u de omzet van morgen kunt genereren.
Dat betekent weliswaar niet dat een teambuilding een kostelijke bedoening moet zijn. Teambuilding hoort het groepsgevoel te versterken, het team beter op elkaar af te stemmen, en dat kan ook met leuke activiteiten die betaalbaar zijn.
10. Besparingen met betrekking tot machines en apparatuur
In de categorie machines en apparatuur zijn er tal van besparingsmogelijkheden, maar die zijn sterk afhankelijk van de sector waarin u zich bevindt. Als uw onderneming een fabriek is met machines waarvan de kostprijs niet bij enkele duizenden euro’s blijft, dan is het aankoopproces van deze machines anders dan voor een onderneming die hooguit een dure computer moet aankopen.
Een van de meest gebruikelijke besparingsmethodes is het aankopen van tweedehands machines en toestellen. Daarbij is de grote caveat wel dat u als onderneming beter wat meer geld uitgeeft aan degelijke occasies waarvan de oorspronkelijke maker of verkoper de kwaliteit garandeert. Voor elektronica en andere IT-toebehoren is het al langer gebruikelijk om erkende dealers van refurbished materiaal te vinden. Toch bestaan tegenwoordig steeds meer mogelijkheden om ook dure fabrieksmachines - via de oorspronkelijke verkopen – in een refurbished conditie (vaak met garantie) aan te kopen.
Verder blijft het een nuttige strategie om de noodzaak van uw geplande aankopen eerst af te toetsen aan de huidige situatie. Dat is met name voor snel beschikbaar, niet-essentieel materiaal belangrijk. Hebben uw medewerkers echt allemaal nieuwe schermen of pc’s nodig, of kunt u die aankoop nog wel een jaar uitstellen?
Bedrijfssoftware is de sleutel tot efficiëntie
Hoewel u hierboven tal van besparingsmogelijkheden vindt, merkte u ongetwijfeld dat besparen vaak meer is dan gewoon het beperken van budgetten. Efficiëntie is zeker zo belangrijk wanneer u uw bedrijfsprocessen onder de loep neemt. Om zulke processen te optimaliseren maakt u best gebruik van allesomvattende bedrijfssoftware.
Administratieve bedrijfssoftware is dan ook onmisbaar in elke onderneming. Van klanten- en prospectiebeheer, over aankoop- en verkoopdocumenten, tot boekhouding; goede bedrijfssoftware brengt al uw bedrijfsprocessen samen in één allesomvattend systeem. Dat is niet alleen snel en efficiënt, maar ook bijzonder gebruiksvriendelijk.
Bij AXITO staan wij voor de vlekkeloze integratie van uw processen binnen onze software. Benieuwd hoe wij uw processen kunnen optimaliseren? Aarzel niet en vraag vrijblijvend een demo aan. Aan de hand van een goed gesprek laten wij u onmiddellijk zien hoe wij uw processen in het pakket kunnen optimaliseren.