Allemaal besparen
Tegenwoordig staat de actualiteit bol van contradicties. De ene groep experten schreeuwt dat we aan de rand van een grote recessie staan, terwijl weer anderen claimen dat het recessiegevaar geweken is. Dan is er nog China: als de Chinese regering zelf niet voor controverse zorgt, dan doen de Verenigde Staten dat wel met sancties gericht tegen China, die op hun beurt een grote impact op onze economie kunnen hebben. En dan is er nog de oorlog tussen Rusland en Oekraïne. Die oorlog is al meer dan een jaar geleden begonnen en voorlopig is er nog geen zicht op vrede.
Zo lijken we wel van de ene crisis in de andere te belanden. Toch lijken zulke zorgen en gebeurtenissen voor sommigen misschien een ver-van-mijn-bed-show, maar dat is niet altijd het geval. Dichter bij huis voelen wij allemaal de consequenties van de torenhoge inflatie en voor elke ondernemer de daarbij horende loonindexering.
Dus veel ondernemers kampen vandaag met stagnerende of tanende omzet en vooral snel toenemende bedrijfskosten. Voeg daaraan nog dat bijzonder economisch klimaat toe en u heeft alle ingrediënten voor onzekerheid over de toekomst.
Waarom besparen als ondernemer?
Vooraleer u een besparingsplan opstelt, is het van vitaal belang om uzelf de vraag te stellen waarom u wilt besparen. Daarbij stilstaan is belangrijk, want besparen doet pijn. Afhankelijk van de aard en de grootte van uw besparingen kan die pijn tijdelijk zijn, maar uw besparingen kunnen evenwel een grote impact hebben op de toekomstige groei van uw bedrijf.
Besparen is dus niet altijd de beste oplossing. Daarom is het beter om eerst na te gaan waarom u wilt besparen en of dat de enige en / of de beste manier is om uw doelen te bereiken. Als uw gevoel, en - belangrijker nog – uw cijfers duidelijk maken dat de huidige verhouding tussen inkomsten en uitgaven niet lang meer houdbaar zijn, dan is verandering weliswaar aangewezen.
In dat geval is het nuttig om uw huidige situatie in de toekomst te projecteren en een prognose te maken van de resultaten op basis van uw huidige balans. Op deze manier krijgt u een antwoord op een belangrijke vraag, namelijk “hoe lang kunt u doorgaan zonder te besparen?”. Dat antwoord geeft u op haar beurt een indicatie van de urgentie van de nodige veranderingen.
Hoe besparen in uw onderneming?
Als besparingen dan toch nodig blijken en u een goed inzicht heeft in de ernst van de situatie, dan kunt u de mate waarin u moet besparen bepalen. Afhankelijk van de ernst van de situatie zult u immers de keuze moeten maken om hard in de kosten te snijden of misschien zijn enkele kleine optimalisaties in de kostenstructuur al voldoende.
De allergrootste valkuil bij het opstellen van een bespaarplan is enkel financiële middelen als parameter in de vergelijking op te nemen. Het klinkt dan wel cliché, maar tijd is geld. Dat betekent dat het essentieel is om ook uw tijd en die van uw werknemers in elke balans op te nemen.
Er zijn immers maar weinig situaties waarin het besparen op financiële middelen, ongeacht de impact op het menselijk kapitaal, een absolute noodzaak is. Minstens even belangrijk als de hoeveelheid financiële middelen die u aanwendt, is de efficiëntie waarmee u dat doet.
Een duidelijk voorbeeld:
Bedrijf X besluit om 50 euro per maand te besparen door het abonnement van hun bedrijfssoftware te verlagen. Het overgrote deel van alle functies en mogelijkheden blijft bewaard, maar ze verliezen door die besparing wel het geautomatiseerde herinneringssysteem verweven met hun facturatie en boekhouding. Dat betekent dat Amanda, die werkt op de administratie en nu al een volle agenda heeft, zeker elke week een extra uur moet vrijmaken om dat proces manueel te volbrengen. Amanda verliest dus minimaal 4 uren per maand om 50 euro te besparen. Even mathematisch bekeken, zou dat betekenen dat 4 uren van Amanda minder dan 50 euro zouden moeten waard zijn (I.e. minder 12,5 euro per uur). Helaas is enkel Amanda’s salaris kostelijker dan dat, laat staan het gemiste potentieel van wat ze had kunnen opbrengen binnen die tijd. Het is dus essentieel om ieders tijd naar waarde te schatten.
Daarenboven creëert bedrijf X een situatie met meer potentieel voor menselijke fouten, die op hun beurt ook weer extra tijd kosten om op te lossen. De wijze beslissing zou dus zijn om hun abonnement niet aan te passen.
Welke soort besparing kunt u doorvoeren als ondernemer?
Niet alle besparingen zijn hetzelfde. Besparen zijn te verdelen op basis van drie belangrijke factoren: ten eerste hoe snel de besparing effect heeft, dat kan variëren van onmiddellijk tot op termijn; ten tweede hoeveel kost het om de besparing door te voeren; en ten derde is de besparing langdurig of incidenteel?
Bij de eerste factor gaat het vaak om besparingen op basis van duurzaamheid. Denk maar aan het isoleren van een pand, het investeren in zonnepanelen, of een zuinig kopieerapparaat aanschaffen.
In het tweede geval gaat het specifiek om de kosten die gepaard gaan met de verandering die de besparing met zich mee gaat brengen. Zo kosten de voorbeelden hierboven initieel wel wat extra, om daarna te kunnen besparen. Een grote herstructurering zou een soortgelijke verandering zijn.
In het laatste geval gaat het om de duur van de besparingen. Is het effect slechts kortstondig, of bespaart u dankzij deze soort maatregelen elke maand of elk jaar opnieuw? Hoewel die eerste soort u vaak een snelle boost kan geven, is enkel het tweede type echt duurzaam.
Wij hebben voor u de belangrijkste besparingsmogelijkheden op een rijtje gezet.
Investeren om te besparen: automatiseer uw bedrijfsprocessen
Een van de beste manieren om op de lange termijn te besparen is het automatiseren van zoveel mogelijk bedrijfsprocessen. Personeel maakt immers voor veel ondernemingen een groot deel van alle kosten uit. Daarom is het belangrijk om de manier waarop uw werknemers hun tijd invullen te optimaliseren.
Voor ondernemingen met een complex productieproces zijn robotisering en het inzetten van machines de uitgelezen manier om handmatige productie te vermijden. Op administratieve diensten is het dan weer aangewezen om workflow te automatiseren door gebruik te maken van de daarvoor bedoelde software.
Administratieve bedrijfssoftware is dan ook onmisbaar in elke onderneming. Van klanten- en prospectiebeheer, over aankoop- en verkoopdocumenten, tot boekhouding; goede bedrijfssoftware brengt al uw bedrijfsprocessen samen in één allesomvattend systeem. Dat is niet alleen snel en efficiënt, maar ook bijzonder gebruiksvriendelijk.
AXIBIZ is zo’n compleet en allesomvattend softwarepakket om al uw bedrijfsprocessen te automatiseren en te vereenvoudigen. Bent u benieuwd wat u met AXIBIZ kunt besparen? Aarzel niet en vraag vrijblijvend het gesprek met ons aan. Wij overlopen met u welke processen u verder kunt automatiseren, hoe uw personeel meer tijd kan vrijmaken voor belangrijke zaken en we laten u meteen live zien hoe AXIBIZ dat allemaal kan verwezenlijken.