Starten met een nieuw boekhoudpakket is altijd een uitdaging. U stelt zich vast vele vragen over de mogelijkheden en op welke concrete manieren u voordeel kan halen uit de implementatie van dergelijke tool. Wij gidsen u met veel plezier door dit proces en alle pluspunten ervan.
Financieel overzicht
Dankzij een degelijk boekhoudprogramma heeft u te allen tijde een financieel overzicht van uw onderneming. Boekhoudsoftware heeft als richtpunt structuur te brengen in de administratie.
Op basis van deze input maakt de software automatisch de berekeningen voor de belastingaangifte en bouwt het een brug tussen uw onderneming en de accountant. Zo kan boekhoudsoftware in enkele stappen onder meer periodieke btw-aangiften, jaarlijkse klantenlisting en intracommunautaire opgaven opvragen, klaar om in te dienen.
Op basis van deze informatie zal een accountant helpen bij het opstellen van een beleid en richtlijnen. Een goede boekhouder bewaakt de uitgaven en budgetten als u van plan bent belangrijke beslissingen te nemen. De boekhouder maakt een risicoanalyse en staat u bij hoe kosten te verlagen en de winst te verhogen.
Dubbel boekhouden
De software maakt automatisch gebruik van het handige systeem van dubbel boekhouden. Dat betekent dat de applicatie deze handeling vanzelf uitvoert op de achtergrond.
Bij dubbele boekhouding houdt u naast het dagboek ook een grootboek bij. Beide zijden, zowel de debetkant als de creditkant, dienen gelijk te zijn om een boekhouding in evenwicht te hebben. Debet komt overeen met de linkerzijde van de balans, dat zijn de activa of bezittingen. Credit komt overeen met de rechterzijde van de balans, dat zijn de passiva of vreemd en eigen vermogen.
Boekhouden begint met het openen van een boekjaar: werkt u met maandelijkse aangiftes, kwartaalaangiftes of jaaraangifte en welke is de begin- en einddatum van het boekhoudjaar? Een boekhoudplan, klantenbestand, leveranciersbestand, beginsaldi en beginbalans zorgen ervoor dat u definitief van start kan gaan.
De link tussen de Verkoopmodule en de Boekhoudmodule zorgt ervoor dat verkoopfacturen naar de boekhouding kunnen door geboekt worden volgens het systeem van dubbel boekhouden.
Periodes afsluiten
Nadat een boekhoudperiode administratief is afgehandeld door de accountant, kunt u die periode ook afsluiten in het programma. Dit heeft als voordeel dat u geen wijzigingen meer kan aanbrengen in die periode. De huidige actieve periode bepaalt in welke periode de boekhouding zich opent en ook dat is zeer praktisch om geen administratieve fouten te maken of per ongeluk in een verkeerde periode te boeken.
Bij het begin van een boekhoudjaar is het niet nodig om alle beginsaldi telkens manueel te gaan ingeven. De toepassing beschikt over de handige feature om de eindsaldi van het vorige boekhoudjaar over te brengen bij de start van het nieuwe boekhoudjaar. Dat bespaart u een hoop tijd en werk. Alleen bij het eerste boekhoudjaar dienen deze saldi éénmalig manueel ingegeven te worden.
Nadat u de btw-aangifte van de laatste boekhoudperiode heeft ingediend adviseren wij om het boekhoudjaar af te sluiten. U kunt dan zoals de wetgeving voorschrijft geen wijzigingen meer aanbrengen in het aankoopdagboek en verkoopdagboek van dat boekhoudjaar, maar wel nog in het diversen dagboek en financiële dagboek.
Via de financiële dagboeken kunt u de verschillende bankrekeningen beheren. Met behulp van CODA-bestanden leest u de bankafschriften in en het programma verwerkt deze afschriften naar het financieel dagboek.
Afpunten en debiteurenbeheer
In het financieel dagboek kunt u de verrichtingen op uw bankrekeningen gaan koppelen aan verkoopfacturen en aankoopfacturen, ook wel afpunten genoemd. Dit is erg eenvoudig omdat naast het bedrag de mogelijkheid is om de betreffende factuurnummer in te vullen. Via een handige feature kan een lijst van openstaande facturen opgevraagd worden. Dit maakt het erg gebruiksvriendelijk om de juiste factuur te selecteren.
Dit is overigens niet de enige manier om af te punten. Voor elke klant en leverancier is het mogelijk een uitgebreide historiek op te vragen met daarbij ook facturen en boekhoudkundige historieken. Ook daar kan je afpunten door facturen aan betalingen te koppelen. Hierdoor ontstaat een gestructureerd en duidelijk overzicht van facturen die gekoppeld zijn aan betalingen, met extra info zoals documentnummer en datum.
Deze twee kansen om af te punten brengen ons bij een andere interessante toepassing, want op basis hiervan wordt een vervaldagboek bijgehouden van aankoopboekstukken en verkoopboekstukken. Elke onderneming heeft baat bij een slim debiteurenbeheer. Een goede administratie is van groot belang, zo kan u voorkomen dat klanten niet tijdig hun facturen betalen. Het opvolgen van de openstaande facturen en een vast debiteurenschema zijn daarbij onmisbaar en geïntegreerd in de software.
De uitgebreide historiek per klant of leverancier is een zeer handige tool om snel een overzicht te bekomen van allerlei documenten gesorteerd per documentnummer of zelfs per artikel.
Financiële gegevens als levensader
Alle financiële gegevens vormen de levensader van uw boekhouding en moeten constant gewaarborgd worden. Cloud administratiesoftware biedt een centrale locatie voor deze data en verschillende niveaus van bescherming voor uw gemoedsrust.
Zo worden onder meer automatische back-ups gemaakt. U geniet van de kracht, snelheid en veiligheid van een server zonder zelf te moeten investeren in een dure server. Bovendien kan de boekhouder op elk moment rechtstreeks mee in uw dossier duiken waardoor overleg vanop afstand mogelijk is.
Deze werkwijze laat de noden van de ondernemer en de boekhouder samenkomen. Hoe beter u het programma leert kennen, hoe meer u zal merken hoe de vele data met elkaar in verbinding staan. Het resultaat is een flexibel boekhoudsoftwarepakket met tal van mogelijkheden.