Offertenummer

Elke offerte heeft zijn eigen unieke nummer. Een eenvoudige werkwijze is deze, waarbij het offertenummer begint met het jaartal, gevolgd door indien gewenst een maandnummer. De overige karakters vormen een volgnummer. Enkele voorbeelden:

o'0700001' (07 = jaar 2007 ; 000001 = volgnummer ; 0700001 verwijst dus naar de eerste offerte van het jaar 2007)

o'0700002' (dit verwijst naar de tweede offerte van het jaar 2007)

o07801001' (07 = jaar 2007 ; 01 = maand januari ; 001 = volgnummer)

Welke offertenummer u invult, beslist u uiteraard zelf.

Klantnummer

<F5> Klanten

Hier vult u de klantnummer in. Volgende situaties kunnen zich voordoen:

oU kent de volledige klantnummer, en vult deze in.

oU kent slechts een gedeelte van de klantnummer, vult deze in, en u drukt vervolgens op <Enter>:

1.Indien deze (gedeeltelijke) klantnummer slechts één maal voorkomt in het klantenbestand, zal de computer automatisch de klantnummer vervolledigen.

2.Indien deze (gedeeltelijke) klantnummer meerdere keren voorkomt, zal de computer U het klantenbestand tonen (in de buurt van de gezochte klant), waarna u enkel de juiste klantnummer hoeft over te brengen (verplaats de cursorbalk naar de te zoeken klant en druk op <O>).

3.U kent slechts een gedeelte van de klantnummer, vult deze in en u drukt op <F5> (overbrengen). Hierdoor zal de computer u het klantenbestand tonen (in de buurt van de gezochte klant), waarna u enkel de juiste klantnummer hoeft over te brengen (verplaats de cursorbalk naar de te zoeken klant en druk op <O>).

4.De in te vullen klant is nog niet aanwezig in het klantenbestand:

oDruk <F5>. U krijgt het klantenbestand te zien.

oVervolgens kunt u via <T> de betreffende klant toevoegen in het klantenbestand.

oNadat u deze klant heeft toegevoegd, kunt u met behulp van de keuze <O> deze pas toegevoegde klant overbrengen naar de offerte die u op dat moment aan het toevoegen (of wijzigen) bent.

5.U vult geen klantnummer in. De klantnaam, straat en woonplaats vult u zelf in

Offertedatum

De offertedatum wordt automatisch door de computer ingevuld (aan de hand van de systeemdatum). U mag deze datum uiteraard wijzigen.

Code boekstuk<F5> Voorbeelden

Deze code boekstuk bepaalt onder meer hoe de BTW wordt berekend. U kunt kiezen uit volgende 4 codes:

Opmerking: Indien u over het AXITO-Boekhoudprogramma beschikt, zal deze code boekstuk tevens de BTW-vakken (zie BTW-aangifte) mee bepalen. Dit gebeurt overigens automatisch.

Landcode munteenheid

Zie 'Vreemde munt'

<F5> Landcodes

Deze landcode bepaalt de munteenheid waarin deze offerte moet worden opgesteld en geprint.

Werknemers-nummer

<F5> Werknemers

Alzo kunt u een werknemer (vertegenwoordiger) koppelen aan een offerte. Nadien kunt u met behulp van AXITO-Statistiek nagaan wat een bepaalde werknemer heeft 'gepresteerd' (handig bij het bepalen van commissies).

Naam klant

Deze naam wordt automatisch ingevuld aan de hand van de klantnummer. Wanneer echter geen klantnummer werd ingevuld, moet dit veld zelf invullen

Straat klant

Zie vorige

Woonplaats klant

<F5> Woonplaatsen

Zie vorige

Wisselkoers

Zie 'Vreemde munteenheid'

Dit is de wisselkoers zoals die was op het moment van toevoegen van de betreffende offerte.

Leveringstraat

Dit is de leveringstraat van deze offerte

Leveringwoon-plaats

<F5> Woonplaatsen

Dit is de leveringwoonplaats van deze offerte

Week

Deze weeknummer wordt automatisch berekend aan de hand van de offertedatum.

Kortingcode

Zie 'Kortingen- en prijzenboek'

<F5> Kortingcodes

Indien u over de optie 'Kortingen- en prijzenboek' beschikt, kunt u via dit veld aan elke offerte een eigen kortingcode koppelen. Dit bepaalt rechtstreeks de artikelprijzen die de computer straks bij het aanmaken van offerteregels zal voorstellen.

Reeds voldaan excl. BTW

Dit is het bedrag dat reeds voldaan is (exclusief BTW).

Hoofdnota

<F5> Nota's

Deze 'hoofdnota' wordt bij het printen van de betreffende offerte, standaard net onder de laatste offerteregel geprint. In deze 'interne tekstverwerker' kunt u eender welke tekst ingeven. Voorbeelden hiervan zijn: Plaatsings- en leveringsvoorwaarden, gemaakte afspraken, kenmerken verkochte artikelen enzoverder. Merk op dat u via <F5> kunt werken met standaard notateksten, die u uiteraard zelf kunt opstellen.

Totaal excl. BTW

Dit is het totaal offertebedrag exclusief BTW.

Totaal BTW

Dit is het totaal BTW-bedrag voor de betreffende offerte.

Totaal incl. BTW

Dit is het totaal offertebedrag inclusief BTW.