Voorraadbeheer

Voorraadbeheer software kiezen, hoe begint u daaraan? 5 nuttige tips.

Voorraadbeheer software kiezen - 5 nuttige tips
04 december 2018
Geschreven door Valentino

Voorraadbeheer software bestaat in alle vormen en maten. Het aanbod is gevarieerd en uitgebreid. Ondanks dat ruime aanbod is niet elk programma op de markt is geschikt voor uw onderneming. Maar hoe komt u erachter welke software u moet kiezen om uw voorraad optimaal te beheren?

 

1. Hoe uitgebreid is uw voorraadbeheer?

Het voorraadbeheer van een kleine handelaar ziet er anders uit dan dat van een grote kmo. Dat spreekt voor zich, maar dat betekent ook dat die twee ondernemingen andere behoeftes hebben. Dat zorgt op zijn beurt ervoor dat de software die ze kiezen ook verschilt.

>> Meer over de analyse van uw behoeftes vindt u in stap 1 van dit artikel.

 

2. Welke software gebruiken andere ondernemers voor hun voorraadbeheer?

Elke onderneming is anders; dat is hierboven nog even aangestipt. Maar ideeën en inspiratie opdoen bij anderen is altijd nuttig. Schuim uw omgeving af en ga op zoek naar de software die anderen gebruiken. Rondvragen kost niets. (Oké, misschien een biertje, maar dat kan wel ervan af, toch?)

Vraag het aan uw concullega’s

Als u goede contacten onderhoudt met sommige concurrenten, dan kunnen zij u al in de goede richting wijzen. Zij zijn immers ondernemers in dezelfde branche. Ook al verschilt hun zaak misschien van de uwe, zij gaan ongetwijfeld veel van uw behoeftes delen. Daarom vormen zij een prima vertrekpunt voor uw zoektocht naar de juiste software.

Vraag het aan uw personeel

Als u een eenmanszaak heeft, dan heeft u misschien geen personeel. Maar als u een kmo met personeel bent, dan mag u de input van uw personeel niet vergeten. Hebben zij in het verleden al met software voor voorraadbeheer moeten werken in een andere firma? Wat waren hun ervaringen met die software?

Vraag het aan uw kennissen

Verder kunt u ook gewoon in uw vrienden- en kennissenkring eens rondvragen. Wellicht zitten daar ook enkele ondernemers tussen. Of misschien zijn er bedienden die in de firma waarvoor zij werken al in contact zijn gekomen met voorraadbeheer software.

 

3. Surf eens rond en vraag het aan Google

Tegenwoordig vindt u alles online. En voor software is dat steeds vaker de regel dan de uitzondering. “Google is uw vriend” is niet voor niets het credo van de 21e eeuw geworden. Met enkele eenvoudige zoekwoorden komt u al ver.

Wanneer u voorraadbeheer googelt, is de kans groot dat u onmiddellijk bekende programma’s tegenkomt. Misschien heeft u al eens reclame van de software gezien, of misschien heeft u de naam horen vallen tijdens uw rondvraag. Als u veel goeds van anderen gehoord heeft, dan is het zeker de moeite om wat langer bij de firma in kwestie stil te staan.

Maar blijf kritisch! Vergeet niet dat uw onderneming uniek is.

 

4. Maak een shortlist van voorraadsoftware die u interessant lijkt.

Vergelijk de software voor voorraadbeheer die u tegenkomt op basis van tip 1 met uw eigen noden en wensen. U kunt onmiddellijk al een aantal pakketten uitsluiten wanneer u merkt dat ze zelfs uw basisprocessen niet kunnen verwerken.

De shortlist bestaat uit zoveel programma’s als u zelf wenst. Bovendien hangt dat aantal af van veel factoren: de grootte van uw firma, de haast waarmee u wilt implementeren, de tijd die u in de zoektocht wilt investeren, enz. Er is geen magisch aantal, maar probeer toch minstens aan 3 te komen. Een selectie van drie tot vijf is een haalbare lijst.

 

5. Vraag enkele demonstraties aan.

Terwijl de ene firma met trialversies werkt, werkt de andere met demonstraties. Beide mogelijkheden hebben hun voordelen en nadelen. Wat u verkiest hangt af van deze factoren: de omvang van uw voorraadbeheer en de complexiteit ervan, maar ook de tijd die u in elk voorraadprogramma wilt investeren voordat u uw keuze maakt.

Trialversie of proefversie

Iedereen kent het principe van de gratis trial. U mag de software voor een beperkte tijd of voor een beperkt aantal handelingen gebruiken om zelf te ervaren of het programma geschikt is voor u. Dat werkt goed wanneer uw voorraadbeheer relatief beperkt en eenvoudig is.

Wanneer de complexiteit stijgt, daalt het nut van zulke try-it-yourself-opties echter al snel. Voor een uitgebreidere tool is het niet altijd mogelijk om te achterhalen hoe uw complexe proces precies in het programma past. Vaak is de leercurve bij die software gewoon wat hoger. Dat betekent dus niet dat het programma ongeschikt is voor uw onderneming. Dus laat u niet ontmoedigen! Vraag gerust hulp aan de sales- of supportmedewerkers van dat softwarebedrijf.

Demonstratie

Demonstraties bestaan al sinds jaar en dag; dat geldt ook voor voorraadbeheer software. Een verkoper stelt het programma aan u voor en hij of zij laat zien waarin de kracht van hun tool schuilt. Bovendien denkt de vertegenwoordiger die de demo geeft al onmiddellijk met u mee. In het beste geval concentreert hij of zij zich tijdens de demonstratie dan ook op de functionaliteiten waarnaar u op zoek bent. Dat is de kracht van zo’n persoonlijke touch.

Het grootste voordeel aan een demonstratie is de tijd die u bespaart. Hoewel een degelijke demonstratie al snel een uur kan duren, is dat niets in vergelijking met de tijd die het u zou kosten als alles zelf moest uitvissen.  

Terwijl demonstraties vroeger vaak face-to-face gegeven werden, is er tegenwoordig duidelijk een tendens naar online demo’s. De technologie is daarvoor goed ontwikkeld, dus dat beïnvloedt de kwaliteit van de demonstratie vaak niet. Het is echter wel een efficiënte werkwijze. Mocht u toch staan op een face-to-face meeting, dan wees gerust: veel firma’s zijn nog steeds bereid om u te ontmoeten.

 

Goede voorraadbeheersoftware kiezen is belangrijk

Nieuwe voorraadbeheersoftware kiezen is een belangrijke beslissing voor uw administratie. Begin het proces met het analyseren van uw eigen behoeften en vraag eens rond. Op die manier bent u al voorbereid wanneer u het internet afschuimt naar tips en mogelijke leveranciers.

Zodra u een goed idee heeft van de mogelijke softwareleveranciers, maakt u een shortlist van de programma’s die u het meest geschikt voor uw onderneming lijken. Vervolgens vraagt u demonstraties en/of trialversies aan, zodat u de voor- en nadelen van elk programma kunt vergelijken. The rest is up to you.

Bent u geïnteresseerd in een vrijblijvende demonstratie van ons? Aarzel dan niet en vraag een demo aan.

Axito demo boekhoudsoftware
GRATIS DEMO

Vraag vrijblijvend een demo aan